Rechnung schreiben

Die Grundlage

Die Pflichtangaben nach § 14 UStG

§ 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes zählt zehn Angaben auf. Die ersten neun betreffen jede Rechnung, die zehnte nur die Abrechnung per Gutschrift. Sie gelten unabhängig davon, ob Sie die Rechnung per Post, als PDF oder elektronisch versenden. Damit ist es aber nicht immer getan: In bestimmten Konstellationen verlangt § 14a UStG zusätzliche Angaben – dazu der nächste Abschnitt.

1. 1

   Name und Anschrift Ihres Unternehmens

   Der vollständige Firmenname so, wie er im Handelsregister oder in der Gewerbeanmeldung steht, dazu die Anschrift. Es genügt jede Anschrift, unter der Sie postalisch erreichbar sind – der Bundesfinanzhof hat 2018 ausdrücklich auch eine reine Briefkastenanschrift anerkannt (V R 25/15 und V R 28/16).

2. 2

   Name und Anschrift des Empfängers

   Im Geschäftskundenbereich gehört die korrekte Firmierung inklusive Rechtsform in die Rechnung – ein bloßes „z. Hd." ohne Unternehmensnamen reicht nicht aus. Für die Anschrift gilt derselbe Maßstab wie bei Ihnen selbst: Abschnitt 14.5 UStAE lässt ausdrücklich auch ein Postfach oder eine Großkundenadresse zu.

3. 3

   Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

   Eine der beiden Nummern genügt. Bei einer innergemeinschaftlichen Leistung innerhalb der EU brauchen Sie zwingend die USt-IdNr. – Ihre eigene und die des Empfängers. Mehr dazu im Glossar unter Steuernummer.

4. 4

   Ausstellungsdatum

   Das Datum, an dem Sie die Rechnung erstellen. Es muss nicht dem Leistungsdatum entsprechen.

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   Fortlaufende Rechnungsnummer

   Jede Nummer darf nur einmal vergeben werden und muss nachvollziehbar sein. Zahlen, Buchstaben und mehrere parallele Nummernkreise sind erlaubt – lückenlos aufsteigend ist nicht zwingend, aber lückenlos erklärbar schon. Details unter fortlaufende Rechnungsnummer.

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   Menge und Art der Leistung

   Die handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder der erbrachten Dienstleistung. Sammelbegriffe wie „Diverses", „Beratung" oder „Sonstiges" genügen dem Finanzamt nicht und gefährden den Vorsteuerabzug Ihres Kunden.

7. 7

   Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung

   Ein Datum oder ein Zeitraum – auch dann, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. In diesem Fall genügt der Satz „Das Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum". Diese Angabe wird am häufigsten vergessen.

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   Nettoentgelt, nach Steuersätzen aufgeschlüsselt

   Der Betrag ohne Umsatzsteuer. Kommen mehrere Steuersätze vor, muss jeder Satz getrennt ausgewiesen werden. Vorab vereinbarte Minderungen wie Skonto gehören ebenfalls auf die Rechnung. Siehe auch Netto und Brutto.

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   Steuersatz und Steuerbetrag

   In der Regel 19 % oder ermäßigt 7 %. Ist der Umsatz steuerfrei, muss stattdessen der Grund genannt werden – etwa Reverse Charge, eine Steuerbefreiung nach § 4 UStG oder die Kleinunternehmerregelung.

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    Die Angabe „Gutschrift", wenn der Empfänger abrechnet

    Rechnet ausnahmsweise nicht der Leistende ab, sondern der Leistungsempfänger, muss das Dokument ausdrücklich als „Gutschrift" bezeichnet werden. Diese zehnte Nummer greift nur in diesem Fall. Nicht zu verwechseln mit der kaufmännischen Gutschrift als Korrekturbeleg – dafür ist die Stornorechnung das richtige Mittel.

Sonderfälle

Zusätzliche Angaben nach § 14a UStG

Der Katalog aus § 14 Abs. 4 UStG ist nicht abschließend. Trifft eine der folgenden Konstellationen zu, muss ein zusätzlicher Hinweis auf die Rechnung – auch dann, wenn alle übrigen Pflichtangaben vollständig sind.

Reverse Charge

Geht die Steuerschuld auf den Empfänger über, gehört der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auf die Rechnung. Siehe Reverse Charge.

Innergemeinschaftliche Lieferung

Erforderlich sind die USt-IdNr. beider Seiten und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Mehr unter innergemeinschaftliche Leistung.

Differenzbesteuerung

Statt eines Steuerausweises steht je nach Ware der Vermerk „Gebrauchtgegenstände/ Sonderregelung", „Kunstgegenstände/Sonderregelung" oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung" auf der Rechnung.

Reiseleistungen

Hier verlangt § 14a UStG den Zusatz „Sonderregelung für Reisebüros".

Grundstücksleistungen an Privatpersonen

Erbringen Sie eine Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson, müssen Sie diese auf ihre zweijährige Aufbewahrungspflicht hinweisen.

Schritt für Schritt

In 8 Schritten zur fertigen Rechnung

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   Kopfdaten eintragen

   Tragen Sie Ihren vollständigen Firmennamen mit Anschrift ein und darunter Namen und Anschrift des Rechnungsempfängers. Bei Geschäftskunden gehört die vollständige Firmierung inklusive Rechtsform dazu.

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   Rechnungsnummer und Datum vergeben

   Vergeben Sie eine eindeutige, bisher nicht verwendete Rechnungsnummer und ergänzen Sie das Ausstellungsdatum sowie das Leistungsdatum oder den Leistungszeitraum.

   Fortlaufende Rechnungsnummer
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   Leistungen einzeln auflisten

   Listen Sie jede Position mit Menge, handelsüblicher Bezeichnung, Einzelpreis netto und Gesamtpreis netto auf. Je präziser die Beschreibung, desto weniger Rückfragen entstehen.

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   Netto, Umsatzsteuer und Brutto ausweisen

   Bilden Sie die Nettosumme, weisen Sie den Steuersatz und den daraus resultierenden Steuerbetrag getrennt aus und nennen Sie zum Schluss den Bruttobetrag. Bei mehreren Steuersätzen wird jeder Satz einzeln aufgeschlüsselt.

   Netto und Brutto
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   Zahlungsbedingungen und Bankverbindung ergänzen

   Nennen Sie IBAN und BIC sowie ein konkretes Zahlungsziel. Ein Datum wirkt verbindlicher als eine Fristangabe in Tagen. Skonto oder Teilzahlungen gehören ebenfalls hierher.

   ZahlungszielSkonto
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   Pflichtangaben gegenprüfen

   Gehen Sie vor dem Versand die Pflichtangaben aus Paragraf 14 UStG durch und prüfen Sie, ob ein Sonderfall nach Paragraf 14a UStG einen zusätzlichen Hinweis verlangt. Fehlende Angaben gefährden den Vorsteuerabzug Ihres Kunden und verursachen Rückfragen und Korrekturaufwand.

   Pflichtangaben einer Rechnung
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   Im richtigen Format versenden

   Prüfen Sie, ob Ihr Kunde eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD benötigt. An öffentliche Auftraggeber und zunehmend auch im Geschäftskundenbereich reicht ein PDF nicht mehr aus.

   E-RechnungZUGFeRDXRechnung
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   Revisionssicher archivieren

   Legen Sie die Rechnung unveränderbar ab und bewahren Sie sie acht Jahre lang auf. Eine Word- oder Excel-Datei auf dem Desktop erfüllt diese Anforderung nicht.

   GoBDAufbewahrungspflicht

Beispiel

So ist eine Rechnung aufgebaut

Die Zahlen im Beispiel verweisen auf die Pflichtangaben aus dem ersten Abschnitt. Die Reihenfolge und das Layout sind Ihnen überlassen – entscheidend ist allein, dass jede Angabe eindeutig erkennbar ist.

1Pflichtangabe nach § 14 UStG§Zusätzlich nach Handelsrecht (hier: GmbH)

Ausnahmen

Zwei häufige Sonderfälle

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 Euro, greifen die Erleichterungen aus § 33 UStDV. Dann genügen Ihr Name und Ihre Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag in einer Summe und der Steuersatz. Rechnungsnummer, Empfängeranschrift und getrennter Steuerausweis dürfen entfallen. Typische Fälle sind Barverkäufe und Kassenbons.

Nicht anwendbar ist die Erleichterung nach § 33 Satz 2 UStDV bei innergemeinschaftlichen Lieferungen, im Versandhandel und in Fällen der Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Dort brauchen Sie auch unterhalb von 250 Euro alle Angaben.

Rechnung als Kleinunternehmer nach § 19 UStG

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 hat sich die Grundlage dafür zum 1. Januar 2025 geändert: Ihre Umsätze sind seither ausdrücklich steuerfrei und werden nicht mehr bloß „nicht erhoben". § 34a UStDV verlangt deshalb einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer greift.

Zugleich dürfen Sie nach § 34a UStDV eine vereinfachte Rechnung ausstellen. Angaben wie die fortlaufende Rechnungsnummer oder das Leistungsdatum dürfen entfallen, und statt Steuernummer oder USt-IdNr. können Sie die neue Kleinunternehmer-Identifikationsnummer angeben. Ausführlich beschrieben auf unserer Seite zur Rechnungssoftware für Kleinunternehmer.

Praktisch am wichtigsten: Eine E-Rechnung müssen Sie als Kleinunternehmer nicht ausstellen. Empfangen und archivieren können müssen Sie sie aber trotzdem.

Seit 2025

Wann eine E-Rechnung Pflicht wird

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür formal aus, die Rechnung muss aber auslesbar und revisionssicher archiviert werden.

Für den Versand gilt eine gestaffelte Übergangsfrist, bei der zwei Regime auseinanderzuhalten sind. Eine Rechnung auf Papier dürfen Sie bis Ende 2026 ohne Zustimmung des Empfängers verschicken. Andere elektronische Formate – etwa ein PDF per E-Mail – setzen dagegen voraus, dass der Empfänger zustimmt. Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im Geschäftsverkehr elektronisch fakturieren, ab 2028 gilt die Pflicht für alle.

Wichtig ist die Abgrenzung: Ein PDF ist eine digitale, aber keine elektronische Rechnung. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931. In Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. An öffentliche Auftraggeber brauchen Sie zusätzlich eine Leitweg-ID.

E-Rechnungen mit BillMore erstellen und empfangen →

Werkzeugwahl

Word, Excel oder Rechnungssoftware?

Wer wenige Rechnungen im Jahr schreibt, kommt mit einer Vorlage zurecht. Sobald Rechnungen regelmäßig anfallen, verschiebt sich die Rechnung schnell – vor allem wegen der GoBD und der E-Rechnung.

Termine

Fristen im Überblick

Rechnung ausstellen

Innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung, wenn der Empfänger ein Unternehmen oder eine juristische Person ist (§ 14 Abs. 2 UStG).

Zahlungsverzug

Ohne vereinbartes Zahlungsziel tritt Verzug spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein (§ 286 Abs. 3 BGB). Bei Verbrauchern nur, wenn Sie in der Rechnung darauf hingewiesen haben.

Verzugszinsen

Neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im Geschäftsverkehr, fünf Prozentpunkte gegenüber Verbrauchern. Im B2B zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro.

Aufbewahrung

Acht Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b UStG).

Verjährung der Forderung

Drei Jahre nach § 195 BGB. Die Frist beginnt gemäß § 199 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem die Forderung entstanden ist und Sie von Anspruch und Schuldner Kenntnis erlangt haben – bei Rechnungen fällt beides in aller Regel zusammen.

Aus der Praxis

Sechs Fehler, die immer wieder vorkommen

• Der Leistungszeitpunkt fehlt

  Der mit Abstand häufigste Fehler. Auch wenn Leistung und Rechnung auf denselben Tag fallen, muss das ausdrücklich auf der Rechnung stehen.

• Die Leistungsbeschreibung ist zu vage

  „Beratungsleistung Juli" ist zu unbestimmt. Beschreiben Sie, was konkret geleistet wurde, sonst kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen.

• Kleinunternehmer weisen Umsatzsteuer aus

  Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt und trotzdem Umsatzsteuer ausweist, schuldet den Betrag gegenüber unternehmerischen Kunden nach § 14c UStG dem Finanzamt – auch wenn es ein Versehen war. Ging die Rechnung an einen Endverbraucher, entsteht nach dem BMF-Schreiben vom 27. Februar 2024 dagegen keine Steuer nach § 14c.

• Eine fehlerhafte Rechnung wird einfach überschrieben

  Eine versendete Rechnung darf nicht nachträglich geändert werden. Der korrekte Weg ist eine Stornorechnung und anschließend eine neue Rechnung mit neuer Nummer.

• Ein PDF wird für eine E-Rechnung gehalten

  Ein PDF ist eine digitale Rechnung, aber keine E-Rechnung. Dafür braucht es ein strukturiertes Format nach EN 16931, also XRechnung oder ZUGFeRD.

• Bei Reverse Charge fehlt der Hinweis

  Geht die Steuerschuld auf den Empfänger über, muss der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" auf der Rechnung stehen. Siehe Reverse Charge.

FAQ

Häufige Fragen zum Rechnung schreiben