GoBD

GoBD ist die Abkürzung für einen ziemlich langen Behördentitel: die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dahinter steckt eine Art Regelwerk des Bundesfinanzministeriums, das festlegt, wie Unternehmen und Selbstständige ihre Buchhaltung und ihre Belege am Computer ordentlich führen und speichern müssen.

Vereinfacht gesagt geht es um drei Dinge: Alles muss vollständig erfasst werden, es muss nachvollziehbar sein, und einmal erfasste Daten dürfen nicht heimlich verändert werden. Wer eine Rechnung schreibt oder eine Quittung digital ablegt, soll das so tun, dass auch das Finanzamt später noch erkennen kann, was wann passiert ist - ähnlich wie ein Kassenbuch, in dem man Einträge nicht einfach mit Tipp-Ex überschreiben darf.

Wichtig: Die GoBD betreffen nicht nur große Firmen, sondern auch Kleinunternehmer und Freiberufler, sobald sie ihre Aufzeichnungen elektronisch führen.

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) und konkretisieren, wie buchführungs- und aufzeichnungspflichtige Steuerpflichtige ihre steuerrelevanten Daten elektronisch erfassen, verarbeiten und aufbewahren müssen. Sie sind selbst kein Gesetz, sondern interpretieren bestehende Rechtsnormen - vor allem die §§ 140 bis 148 der Abgabenordnung (AO) sowie die §§ 238 und 239 des Handelsgesetzbuch (HGB). Die aktuell maßgebliche Fassung geht auf das BMF-Schreiben vom 28. November 2019 zurück (Anwendung ab 1. Januar 2020), das die Erstfassung von 2014 ablöste. Eine offizielle Neufassung des GoBD-Schreibens ist seither nicht erfolgt; maßgeblich bleibt damit weiterhin das Schreiben von 2019, das bereits moderne Themen wie Cloud-Systeme und die mobile Erfassung von Belegen (etwa per Smartphone-Scan) ausdrücklich adressiert.

Die tragenden Grundsätze

Die elektronische Buchführung muss sich an mehreren Kernprinzipien orientieren:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter (etwa ein Betriebsprüfer) muss sich in angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen können.
• Vollständigkeit: Alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle sind lückenlos zu erfassen.
• Richtigkeit: Sachverhalte müssen den tatsächlichen Verhältnissen entsprechend abgebildet werden.
• Zeitgerechte Buchung: Als Faustregel sollten unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen erfasst werden, Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich.
• Ordnung: Buchungen müssen systematisch und übersichtlich strukturiert sein.
• Unveränderbarkeit: Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Änderungen sind zu protokollieren (Stichwort Änderungshistorie bzw. „Audit-Trail“).

Wichtige Detailanforderungen

Über die Grundsätze hinaus ergeben sich praktische Pflichten: Dokumente, die elektronisch eingehen (etwa eine PDF-Rechnung per E-Mail), müssen auch im elektronischen Originalformat aufbewahrt werden - Ausdrucken und Löschen der Datei reicht nicht. Hinzu kommt die Verfahrensdokumentation, die den gesamten Prozess von der Belegerstellung bis zur Archivierung beschreibt und in der Praxis besonders häufig übersehen wird. Geregelt sind außerdem drei Formen des Datenzugriffs bei einer Betriebsprüfung: der unmittelbare Zugriff (Z1, direkter Lesezugriff auf das System), der mittelbare Zugriff (Z2, Auswertung durch das Unternehmen nach Vorgaben des Prüfers) und die Datenträgerüberlassung (Z3, oft im standardisierten GDPdU- bzw. GoBD-Datenformat).

Bei den Aufbewahrungsfristen gilt für Bücher, Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege traditionell eine Frist von zehn Jahren, für empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz wurde die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt (Inkrafttreten 2025). Diese Verkürzung gilt allerdings nicht ausnahmslos: In bestimmten Fällen - etwa bei laufenden Außenprüfungen oder vorläufigen Steuerfestsetzungen - kann die längere Frist fortbestehen.

Historisch führte die GoBD zwei ältere Regelwerke zusammen: die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) und die GDPdU. Beide wurden 2014 abgelöst - eine Reaktion des Gesetzgebers auf die zunehmende Digitalisierung jahrhundertealter Ordnungsprinzipien, deren systematische Form der doppelten Buchführung bereits im 15. Jahrhundert von Luca Pacioli beschrieben wurde.

Richtig spürbar werden die GoBD meist erst bei einer Betriebsprüfung - der Außenprüfung durch das Finanzamt. Ein Beispiel: Eine selbstständige Physiotherapeutin führt ihre Buchhaltung seit Jahren in einer einfachen Excel-Tabelle. Eingehende Rechnungen druckt sie aus, heftet sie ab und löscht die ursprünglichen PDF-Dateien aus dem E-Mail-Postfach. Beträge in der Tabelle korrigiert sie bei Bedarf einfach durch Überschreiben.

Kommt es zur Prüfung, fallen gleich mehrere Punkte negativ auf: Die Originaldateien wurden gelöscht, obwohl elektronisch eingegangene Belege auch elektronisch im Ursprungsformat aufzubewahren sind. Die Tabelle lässt nachträgliche Änderungen ohne Protokollierung zu - die Unveränderbarkeit ist also nicht gewährleistet. Und eine Verfahrensdokumentation existiert gar nicht. Im ungünstigsten Fall verwirft das Finanzamt die Buchführung und schätzt die Besteuerungsgrundlagen, was für die Steuerpflichtige in der Regel teuer wird. Wichtig dabei: Formelle Mängel allein führen nicht zwangsläufig zur Verwerfung - entscheidend ist, ob die sachliche Richtigkeit beeinträchtigt ist.

Anders sähe es aus, wenn dieselbe Person eine geeignete Rechnungs- und Buchhaltungssoftware nutzt: Belege werden revisionssicher und im Originalformat archiviert, Rechnungen fortlaufend nummeriert und Änderungen automatisch protokolliert. Eine solche Software nimmt viel Arbeit ab - die organisatorische Verantwortung, insbesondere die Verfahrensdokumentation und das zeitnahe, korrekte Arbeiten, bleibt jedoch beim Unternehmer selbst.