EN 16931

EN 16931 ist eine Art Regelwerk aus Europa, das beschreibt, wie eine elektronische Rechnung aufgebaut sein soll. Es legt nicht fest, wie die Rechnung aussieht, sondern welche Angaben sie enthalten muss - zum Beispiel Rechnungsnummer, Lieferdatum, Steuerbeträge sowie Angaben zu Käufer und Verkäufer.

Der Grundgedanke dahinter ist einfach: Damit Computer Rechnungen automatisch lesen und verarbeiten können, müssen alle dieselbe „Sprache“ sprechen. Früher gab es in der EU über 100 verschiedene Rechnungsformate - ein ziemliches Durcheinander. EN 16931 schafft hier ein gemeinsames Fundament, sodass eine E-Rechnung in ganz Europa nach denselben Grundregeln aufgebaut ist.

EN 16931 (offiziell „EN 16931-1: Elektronische Rechnungsstellung - Teil 1: Semantisches Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung“) definiert das semantische Datenmodell für die elektronische Rechnung. Sie wurde vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) im Auftrag der Europäischen Kommission entwickelt und im Juni 2017 als europäische Norm angenommen (in Deutschland als DIN EN 16931 veröffentlicht). Rechtliche Grundlage ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

Im Zentrum steht das sogenannte Core Invoice Model: die Festlegung der Pflicht- und optionalen Angaben („Kernelemente“) einer Rechnung samt ihrer semantischen Bedeutung. Die Norm ist dabei bewusst technologieneutral - sie beschreibt das „Was“, nicht das „Wie“. Die technische Umsetzung erfolgt über zugelassene Syntaxen, insbesondere UBL (Universal Business Language) und UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice).

Verhältnis zu nationalen Ausprägungen

Auf der EN 16931 setzen sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specifications) bzw. nationale Standards auf. In Deutschland sind dies vor allem XRechnung (der Standard für den öffentlichen Sektor) und ZUGFeRD (ein hybrides Format aus PDF/A-3 mit eingebetteten XML-Daten). Beide sind konkrete Implementierungen, die konform zur EN 16931 sind.

In Deutschland verweist § 14 UStG für die Definition der E-Rechnung direkt auf die Einhaltung der EN 16931: Eine Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm entspricht. Zukünftige EU-Vorhaben wie ViDA (VAT in the Digital Age) könnten diesen Rahmen weiterentwickeln.

Wie relevant die EN 16931 mittlerweile ist, zeigt sich beim Blick auf die deutsche E-Rechnungspflicht. Durch das Wachstumschancengesetz gilt seit dem 1. Januar 2025 im inländischen B2B-Bereich eine grundsätzliche Pflicht zur Empfangsfähigkeit von E-Rechnungen. Jedes Unternehmen muss seither in der Lage sein, E-Rechnungen, die der EN 16931 entsprechen, entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Ein Beispiel: Eine selbstständige Übersetzerin arbeitet regelmäßig mit einem Softwareanbieter und einem Industrieunternehmen zusammen. Beide Seiten sind seit dem 1. Januar 2025 betroffen - auf unterschiedliche Weise.

Auf der Empfangsseite schickt ihr der Softwareanbieter eine Rechnung für ihr Übersetzungstool. Diese kommt nicht mehr als einfache PDF, sondern als ZUGFeRD. Die Übersetzerin muss in der Lage sein, diese entgegenzunehmen und korrekt zu archivieren - das ist seit Januar 2025 verpflichtend, ohne Übergangsfrist. Rein rechtlich reicht dafür ein gewöhnliches E-Mail-Postfach aus; sinnvoll ist aber eine Software, die das strukturierte Format auch lesbar darstellt und unveränderbar archiviert.

Auf der Ausstellerseite stellt sie dem Industrieunternehmen ihre eigene Leistung in Rechnung. Bisher genügte dafür eine hübsch gestaltete PDF per E-Mail. Diese gilt nun aber nur noch als „sonstige Rechnung“. Je nach Übergangsfrist - und spätestens ab 2028 verpflichtend - sollte auch ihre ausgehende Rechnung einem EN-16931-konformen Format wie XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen. Die technische Umsetzung übernimmt dabei ihre Rechnungssoftware im Hintergrund; um die Syntax selbst muss sie sich nicht kümmern.

Übergangsfristen für das Ausstellen

Während die Empfangsfähigkeit bereits gilt, sind die Pflichten zum Ausstellen gestaffelt:

• Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versendet werden (bei sonstigen elektronischen Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers).
• Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 2028 gilt die Ausstellungspflicht grundsätzlich für alle inländischen B2B-Umsätze.

Wer ausschließlich an Privatkunden (B2C) verkauft, ist von der Ausstellungspflicht zunächst nicht betroffen. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit. Empfangen können müssen E-Rechnungen aber alle - schließlich erhält auch ein Kleinunternehmer Rechnungen von seinen Lieferanten.

Hinweis: Die genauen Schwellenwerte und Termine ab 2026-2028 beruhen auf dem aktuellen Stand der Gesetzgebung und begleitenden BMF-Schreiben. Da hier noch Konkretisierungen erfolgen können, sollte für verbindliche Fristen stets der aktuelle Rechtsstand geprüft werden.