XRechnung

Die XRechnung ist eine Rechnung, die nicht als Papier oder als bildhaftes PDF, sondern als reine Datendatei verschickt wird. Diese Datei enthält alle wichtigen Angaben einer Rechnung - etwa wer sie ausstellt, an wen sie geht, welche Beträge anfallen und welche Steuersätze gelten - in einer festgelegten, einheitlichen Form.

Der große Vorteil: Weil alle Informationen geordnet abgelegt sind, kann das Buchhaltungsprogramm des Empfängers sie automatisch einlesen. Niemand muss die Zahlen mehr von Hand abtippen. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler. Die Datei selbst ist für das menschliche Auge allerdings kaum lesbar - sie ist für Computer gemacht. Mit speziellen Anzeigeprogrammen, sogenannten Viewern, lässt sie sich aber jederzeit in eine übersichtliche, lesbare Rechnung umwandeln.

Die XRechnung ist der nationale deutsche Standard für die elektronische Rechnungsstellung und beschreibt ein semantisches Datenmodell für den Austausch von Rechnungsinhalten zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger. Sie setzt die europäische Norm EN 16931 um, die wiederum die Anforderungen aus der EU-Richtlinie 2014/55/EU konkretisiert. Technisch handelt es sich um eine strukturierte XML-Datei, die maschinenlesbar ist und ohne manuelle Eingabe direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme eingelesen werden kann.

Gepflegt wird der Standard von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats. Eine XRechnung enthält sämtliche rechnungsrelevanten Daten - Rechnungssteller, Empfänger, Beträge, Steuersätze und Leistungsbeschreibung - in einem festgelegten, strukturierten Format. Sie ist damit eine konkrete Ausprägung der E-Rechnung und steht neben dem ebenfalls EN-16931-konformen Hybridformat ZUGFeRD. Eingebettet ist sie in einen größeren europäischen Rahmen: Die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zielt auf eine weitreichende Digitalisierung und Vereinheitlichung der Umsatzsteuer-Meldung ab, womit die XRechnung ein Baustein eines europaweiten Digitalisierungsprojekts ist.

Die XRechnung hat ihren Ursprung im öffentlichen Auftragswesen. Seit dem 27. November 2020 sind Lieferanten und Dienstleister des Bundes grundsätzlich verpflichtet, Rechnungen elektronisch in einem Format wie der XRechnung einzureichen (B2G). Für Bundesbehörden existieren dafür zentrale Eingangsplattformen, etwa die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE).

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde die E-Rechnung schrittweise auch im B2B-Bereich - also zwischen Unternehmen - eingeführt. Die wichtigsten Eckdaten im Überblick:

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen im strukturierten Format empfangen können. Das gilt grundsätzlich für alle, also auch für Freelancer und Unternehmen mit Kleinunternehmerregelung. Für den Empfang genügt rechtlich zunächst ein E-Mail-Postfach.
• Übergangsfristen für den Versand: Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers) versendet werden. Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz des Jahres 2026 bis 800.000 Euro gilt diese Möglichkeit bis Ende 2027.
• Ab 1. Januar 2028: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich gilt umfassend.

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind bestimmte Fälle, etwa Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie Rechnungen an Endverbraucher (B2C). Für reine B2C-Geschäfte besteht keine E-Rechnungspflicht.

Hinweis: Gesetzliche Fristen und Detailregelungen können sich ändern; die genannten Angaben geben den aktuell bekannten Stand wieder.

Ein Beispiel aus der Praxis

Eine selbstständige Übersetzerin stellte ihre Rechnungen bisher als PDF per E-Mail aus. Anfang 2025 erhält sie von einem ihrer Geschäftskunden erstmals eine Rechnung als XRechnung - eine XML-Datei, die sich beim Öffnen wie eine kryptische Aneinanderreihung von Code-Zeilen liest. Verunsichert fragt sie sich, ob sie nun sofort alles umstellen muss.

Tatsächlich darf sie ihre eigenen Rechnungen vorerst weiter als PDF schreiben, solange ihre Kunden zustimmen. Empfangen können muss sie strukturierte E-Rechnungen seit 2025 jedoch - und sie auch revisionssicher gemäß den GoBD archivieren. Mit einer entsprechenden Rechnungssoftware wird daraus eine Sache von wenigen Klicks: Das Programm liest die eingehende XRechnung automatisch aus, stellt sie über einen Viewer als gut lesbare Rechnung dar und verbucht die Beträge. Ein angenehmer Nebeneffekt: Weil die Daten strukturiert übergeben werden, sinkt die Fehlerquote bei der Verbuchung deutlich, und Tippfehler oder verloren gegangene Rechnungen werden seltener.

Das „X“ in XRechnung steht übrigens schlicht für das zugrundeliegende XML-Format und reiht sich in den Verwaltungskontext ein, in dem viele deutsche Standards mit „X“ beginnen (etwa die XÖV-Standards für den öffentlichen Verwaltungsaustausch). Wer eine geeignete Software einsetzt, muss von der technischen Komplexität dahinter im Alltag nichts mitbekommen.