E-Rechnung

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die nicht für das menschliche Auge, sondern für den Computer gemacht ist. Statt eines Bildes oder eines klassischen Dokuments enthält sie die Rechnungsdaten - also etwa Betrag, Datum und Empfänger - in einer festen, strukturierten Form, die eine Software automatisch lesen und weiterverarbeiten kann.

Wichtig zu wissen: Eine PDF-Rechnung, die per E-Mail ankommt, ist keine E-Rechnung im eigentlichen Sinne. Erst wenn die Daten in einem speziellen, maschinenlesbaren Format vorliegen, spricht man von einer echten E-Rechnung. In Deutschland ist sie seit dem 1. Januar 2025 im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen schrittweise zur Pflicht geworden - der Empfang solcher Rechnungen muss bereits jetzt möglich sein.

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und so eine automatische, medienbruchfreie Verarbeitung erlaubt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931, die das zugrunde liegende semantische Datenmodell definiert. In Deutschland sind vor allem zwei Formate relevant: die XRechnung (ein reines XML-Format, ursprünglich für den öffentlichen Auftraggeberbereich entwickelt) und das ZUGFeRD-Format (ein Hybridformat, das eine PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten XML-Daten kombiniert). Beide erfüllen die Vorgaben der EN 16931. Dabei genügt auch ein reines XML-Format wie die XRechnung der Norm EN 16931, obwohl es keine menschenlesbare Darstellung enthält - im Unterschied dazu führt das Hybridformat ZUGFeRD gewissermaßen ein „Doppelleben“: Für Menschen sieht die Datei wie eine normale PDF-Rechnung aus, im Hintergrund liefert sie die maschinenlesbaren Daten gleich mit.

Rechtliche Grundlage ist die Neuregelung im Rahmen des Wachstumschancengesetzes, die seit dem 1. Januar 2025 die E-Rechnung im inländischen B2B-Verkehr verpflichtend einführt - mit gestaffelten Übergangsfristen. Die Empfangspflicht gilt seit 2025 ohne Übergangsfrist und trifft ausnahmslos alle inländischen Unternehmer - also auch Kleinunternehmer; rechtlich genügt bereits ein E-Mail-Postfach. Für die Ausstellung gilt: Bis Ende 2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen und - mit Zustimmung des Empfängers - andere elektronische Formate wie PDF versendet werden. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro verlängert sich diese Möglichkeit bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 soll die E-Rechnung im B2B-Bereich vollständig verpflichtend sein.

Ausnahmen bestehen für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise; Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht betroffen. Umsätze von Kleinunternehmern nach § 19 UStG sind nach aktueller Regelung von der Ausstellungspflicht befreit - die Empfangspflicht gilt jedoch ausnahmslos auch für sie. Bei der Archivierung greifen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD): E-Rechnungen sind in ihrem ursprünglichen strukturierten Format unveränderbar aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege - zu denen Rechnungen zählen - beträgt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz seit Anfang 2025 acht Jahre (zuvor zehn Jahre).

Treiber der Reform ist die EU-Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA), die den Umsatzsteuerbetrug eindämmen soll. In Deutschland ist die E-Rechnung im öffentlichen Auftragsbereich (B2G) bereits seit 2020 verpflichtend; Italien gilt mit der flächendeckenden Einführung 2019 als europäischer Vorreiter. Hinweis: Da einzelne Detailfragen - insbesondere zum geplanten transaktionsbezogenen Meldesystem und zu konkreten technischen Anforderungen - noch in der Konkretisierung sind, können sich Einzelheiten ändern; im Zweifel sind der Steuerberater oder offizielle Quellen heranzuziehen.

Was bedeutet die E-Rechnung im Alltag? Ein Beispiel: Eine selbstständige Fotografin stellt einem Unternehmenskunden eine Rechnung über ein Shooting. Früher hätte sie dafür einfach eine hübsch gestaltete PDF erzeugt und per E-Mail verschickt. Seit 2025 reicht das im B2B-Bereich nicht mehr unbedingt - je nach Übergangsfrist und ab 2028 verpflichtend muss die Rechnung in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD vorliegen.

Genauso wichtig ist die andere Seite: Schickt einer ihrer Geschäftspartner eine E-Rechnung, muss die Fotografin diese annehmen, lesen und korrekt aufbewahren können. Diese Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 - ohne Übergangsfrist. Rein rechtlich genügt dafür ein E-Mail-Postfach, sinnvoll ist aber eine Software, die das strukturierte Format auch verarbeiten und unveränderbar archivieren kann.

Vom Lästigen zum Nützlichen

Auf den ersten Blick wirkt die E-Rechnung wie zusätzliche Bürokratie. In der Praxis steckt darin aber ein konkreter Vorteil: Weil die Rechnungsdaten maschinenlesbar sind, müssen Beträge, Steuersätze und Positionen nicht mehr manuell abgetippt werden. Das beschleunigt die Buchung, reduziert Übertragungsfehler und spart Zeit.

Für Freelancer, Selbstständige und kleine Unternehmen lautet die praktische Empfehlung daher: prüfen, ob die eingesetzte Rechnungssoftware E-Rechnungen erzeugen und empfangen kann, und die Archivierung im Blick behalten, damit die GoBD und die geltenden Aufbewahrungsfristen eingehalten werden. Da einzelne Detailfragen noch in der Konkretisierung sind, lohnt im Zweifel ein Blick in offizielle Quellen oder eine kurze Rücksprache mit dem Steuerberater.