Gutschrift

Das Wort „Gutschrift“ ist knifflig, weil es mehrere Dinge bedeuten kann. Im Alltag denken viele bei einer Gutschrift an eine Rückerstattung - etwa wenn Ware zurückgeht oder ein Preisnachlass gewährt wird. Genau das ist aber steuerrechtlich gesehen keine Gutschrift mehr, sondern eine Rechnungskorrektur beziehungsweise Stornorechnung.

Die „echte“ Gutschrift im steuerlichen Sinn funktioniert genau andersherum als eine normale Rechnung: Normalerweise stellt derjenige die Rechnung, der eine Leistung erbracht hat. Bei einer Gutschrift dreht sich das um - der Kunde (also der Empfänger der Leistung) rechnet die Leistung selbst ab und stellt dem Dienstleister das Dokument aus. Das ist zum Beispiel praktisch, wenn ein Unternehmen vielen Affiliates Provisionen auszahlt: Statt auf hunderte Rechnungen zu warten, erstellt das Unternehmen die Abrechnungen einfach selbst. Wichtig ist nur, dass beide Seiten das vorher so vereinbart haben.

Der Begriff „Gutschrift“ trägt im deutschen Geschäfts- und Steuerrecht eine doppelte Bedeutung, was ihn besonders fehleranfällig macht. Steuerrechtlich relevant - und allein korrekt als „Gutschrift“ zu bezeichnen - ist die echte Gutschrift nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG: Hier rechnet nicht der leistende Unternehmer, sondern der Leistungsempfänger die empfangene Leistung ab. Das Abrechnungsprinzip kehrt sich also um, während der leistende Unternehmer Steuerschuldner bleibt (sofern nicht das Reverse-Charge-Verfahren greift).

Voraussetzungen einer wirksamen Gutschrift

• Es muss eine vorherige Vereinbarung zwischen beiden Parteien über die Abrechnung per Gutschrift bestehen.
• Das Dokument muss ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet werden (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG) - eine Pflichtangabe. Fehlt sie, drohen Probleme beim Vorsteuerabzug.
• Sämtliche Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG müssen enthalten sein, insbesondere Steuernummer bzw. USt-IdNr. des leistenden Unternehmers, fortlaufende Nummer und Leistungsbeschreibung.
• Der Empfänger der Gutschrift (= der leistende Unternehmer) kann ihr widersprechen; mit dem Zugang des Widerspruchs verliert das Dokument seine Wirkung als Rechnung - und zwar grundsätzlich erst ab diesem Zeitpunkt und nicht rückwirkend.

Typische Anwendungsfälle

• Provisionsabrechnungen bei Handelsvertretern und Affiliates
• Honorarabrechnungen für Autoren, Künstler und Übersetzer (z. B. durch Verlage)
• Abrechnungen mit freien Mitarbeitern durch das beauftragende Unternehmen
• Lizenzabrechnungen (z. B. GEMA-Verfahren)

Die zweite Bedeutung - die kaufmännische Gutschrift als Korrektur oder Stornierung einer Rechnung - ist seit dem Amtshilferichtlinie-Umsetzungsgesetz (in Kraft seit 30.06.2013) steuerrechtlich nicht mehr als „Gutschrift“ zu führen, sondern als Rechnungskorrektur oder Stornorechnung. Im englischsprachigen Raum trennt man die beiden Bedeutungen sauber: Die kaufmännische Gutschrift entspricht der „credit note“, die umsatzsteuerliche der „self-billing invoice“.

Für die Praxis ist die zentrale Botschaft, genau hinzuschauen, welche Art von Dokument gemeint ist. Zwei Fragen helfen bei der Einordnung: Soll eine fehlerhafte Rechnung korrigiert werden? Dann ist eine Rechnungskorrektur oder Stornorechnung das richtige Dokument. Oder wird als Leistungsempfänger eine fremde Leistung abgerechnet? Dann handelt es sich um eine Gutschrift im Sinne des § 14 UStG.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Online-Händler betreibt ein Partnerprogramm und arbeitet mit rund 200 Affiliates zusammen, die über ihre Blogs und Kanäle Produkte bewerben. Am Monatsende stehen 200 fällige Provisionen an. Würde jeder Affiliate eine eigene Rechnung stellen, müsste der Händler 200 unterschiedlich formatierte, teils fehlerhafte Dokumente prüfen. Stattdessen vereinbart er mit seinen Partnern vorab das Gutschriftverfahren: Der Händler erstellt die Abrechnungen selbst, jeweils ausdrücklich als „Gutschrift“ bezeichnet und mit allen Pflichtangaben - inklusive der Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr. des jeweiligen Affiliates. Jeder Partner kann der Gutschrift widersprechen, falls ein Betrag nicht stimmt; bis dahin gilt das Dokument als ordnungsgemäße Abrechnung.

In der Praxis ist bei einem solchen Affiliate-Programm allerdings die Umsatzsteuerbehandlung der einzelnen Partner im Blick zu behalten: Viele Affiliates sind Kleinunternehmer und weisen daher keine Umsatzsteuer aus - die Gutschrift darf dann ebenfalls keinen Steuerbetrag enthalten. Sitzt ein Affiliate im EU-Ausland oder in einem Drittland, kann zudem das Reverse-Charge-Verfahren greifen, wodurch die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Der Händler sollte deshalb für jeden Partner prüfen, welcher umsatzsteuerliche Status vorliegt, bevor er die Gutschrift erstellt.

Anders liegt der Fall bei einer Korrektur: Liefert derselbe Händler einem Kunden versehentlich einen zu hohen Rechnungsbetrag, erstellt er eine Rechnungskorrektur. Dabei wird die ursprüngliche Rechnungsnummer referenziert, und der Korrekturbetrag wird in der Regel mit negativem Vorzeichen ausgewiesen. Die ursprüngliche Rechnung darf dabei nicht einfach gelöscht werden - die GoBD verlangen, dass nur durch Storno korrigiert wird, nicht durch Löschung.

Ein Stück Geschichte und Sprache

Die Gesetzesänderung 2013 sorgte für reichlich Aufruhr in der Buchhalterszene: Über Nacht waren tausende Vorlagen falsch beschriftet. Manche fürchteten, eine fälschlich als „Gutschrift“ betitelte Rechnungskorrektur könne zu einer ungewollten Steuerschuld nach § 14c UStG (unrichtiger Steuerausweis) führen. Die Finanzverwaltung stellte später per BMF-Schreiben klar, dass eine abweichende, aber inhaltlich eindeutige Bezeichnung allein nicht schädlich ist. Dennoch gilt: Die korrekte Bezeichnung wird dringend empfohlen, denn die Kulanz der Finanzverwaltung bleibt auf Einzelfälle beschränkt. Sprachlich erklärt sich die Bedeutungsvielfalt übrigens aus der Buchhaltungslogik: „gutschreiben“ meinte ursprünglich schlicht „zugunsten von jemandem verbuchen“ - ganz im Sinne von Soll und Haben.