Kleinunternehmerregelung

Die Kleinunternehmerregelung ist eine Vereinfachung für alle, die nur geringe Umsätze haben. Wer sie nutzt, muss auf seinen Rechnungen keine Umsatzsteuer aufschlagen und auch keine an das Finanzamt weiterleiten. Das spart Aufwand und macht die Rechnungsstellung einfacher.

Möglich ist das, solange der Umsatz bestimmte Grenzen nicht überschreitet: Im Vorjahr dürfen es höchstens 25.000 Euro gewesen sein, im laufenden Jahr höchstens 100.000 Euro (Stand 2025). Wichtig ist dabei, dass es um den Umsatz geht, also um alle Einnahmen, und nicht um den Gewinn.

Im Gegenzug gibt es einen kleinen Haken: Die Umsatzsteuer, die man selbst beim Einkauf bezahlt, kann man sich nicht vom Finanzamt zurückholen. Die Kleinunternehmerregelung ist jedoch freiwillig, d.h. niemand muss sie nutzen.

Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 UStG verankert und befreit Unternehmer mit geringen Umsätzen von der Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer. Auf Rechnungen wird keine Steuer ausgewiesen, im Gegenzug entfällt der Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Zum 1. Januar 2025 wurde die Regelung durch das Jahressteuergesetz 2024 grundlegend reformiert. Maßgeblich ist seither, dass der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro (zuvor 22.000 Euro) nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 Euro (zuvor 50.000 Euro) nicht überschreitet. Beide Werte sind nun echte Umsatzgrenzen und werden nicht mehr um eine fiktive Umsatzsteuer hochgerechnet.

Sofortiges Ende beim Überschreiten der Grenze

Eine zentrale funktionale Änderung betrifft die obere Grenze: Während die frühere 50.000-Euro-Grenze eine reine Prognosegrenze war und der Status bei unterjährigem Überschreiten bis Jahresende erhalten blieb, endet die Kleinunternehmereigenschaft seit 2025 sofort ab dem Umsatz, mit dem die 100.000-Euro-Grenze überschritten wird. Bereits dieser grenzüberschreitende Umsatz unterliegt selbst vollständig der Regelbesteuerung und ist mit Umsatzsteuer abzurechnen, während alle zuvor im selben Jahr erzielten Umsätze steuerfrei bleiben. Es kommt also nicht zu einer rückwirkenden Besteuerung des gesamten Jahresumsatzes.

Verzicht und Option zur Regelbesteuerung

Die Regelung ist ein Wahlrecht. Unternehmer können freiwillig auf sie verzichten und zur Regelbesteuerung optieren, bleiben an diese Entscheidung dann allerdings fünf Jahre gebunden. Sinnvoll ist ein Verzicht etwa bei hohen Anfangsinvestitionen, um die gezahlte Vorsteuer zurückzuerhalten oder im überwiegenden B2B-Geschäft, in dem der Umsatzsteuerausweis die Geschäftskunden nicht stört.

Pflichtangabe auf Rechnungen

Statt eines Steuerausweises muss ein Hinweis auf die Steuerbefreiung erfolgen, üblich ist eine Formulierung wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wird versehentlich dennoch Umsatzsteuer ausgewiesen, schuldet der Kleinunternehmer diese als unberechtigt ausgewiesene Steuer nach § 14c UStG dem Finanzamt. Bei der Gründung gilt eine Besonderheit: Da kein „Vorjahr“ existiert, gilt im Gründungsjahr die Grenze von 25.000 Euro für das laufende Jahr. Sie wird seit der Reform auch bei unterjähriger Gründung nicht mehr zeitanteilig hochgerechnet; wird sie überschritten, endet die Kleinunternehmereigenschaft bereits ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird.

Bürokratie und EU-Bezug

Durch die Reform entfällt für Kleinunternehmer in der Regel die Pflicht zur Umsatzsteuer-Voranmeldung. Bereits seit dem Besteuerungszeitraum 2024 entfällt zudem grundsätzlich die Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung; sie bleibt nur in Ausnahmefällen bestehen, etwa bei einer nach § 14c UStG unberechtigt ausgewiesenen Steuer oder bei innergemeinschaftlichen Erwerben. Neu ist außerdem eine grenzüberschreitende Kleinunternehmerregelung: Sie greift allerdings nicht automatisch, sondern setzt die Teilnahme an einem besonderen Meldeverfahren voraus, für das eine eigene Kleinunternehmer-Identifikationsnummer (mit dem Zusatz „-EX“) erteilt wird. Erst über dieses Verfahren und innerhalb einer EU-weiten Umsatzgrenze von 100.000 Euro lässt sich die Befreiung unter bestimmten Voraussetzungen auch in anderen EU-Mitgliedstaaten nutzen.

Die Kleinunternehmerregelung betrifft typischerweise Existenzgründer, Freelancer, nebenberuflich Selbstständige, Kleinkünstler, Handwerker im Nebenerwerb oder Online-Verkäufer mit überschaubaren Umsätzen. Besonders relevant ist sie in der Gründungsphase.

Ein Beispiel: Eine angestellte Grafikdesignerin fertigt nebenbei Illustrationen für eine Buchverlagskundin an. Im ersten Jahr rechnet sie damit, etwa 8.000 Euro umzusetzen, also deutlich unter der im Gründungsjahr geltenden Grenze von 25.000 Euro. Da kein Vorjahr existiert, zählt allein diese Grenze, und sie wird auch dann nicht zeitanteilig gekürzt, wenn sie erst im Mai startet.

Auf ihren Rechnungen schlägt die Designerin keine Umsatzsteuer auf. Statt eines Steuerbetrags steht dort der Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Stellt sie 600 Euro für eine Illustration in Rechnung, sind das auch genau die 600 Euro, die der Verlag zahlt, ohne weiteren Aufschlag. Eine Umsatzsteuer-Voranmeldung muss sie nicht abgeben, was den Verwaltungsaufwand spürbar senkt.

Die Kehrseite zeigt sich, als sie sich ein professionelles Grafiktablett für 1.200 Euro kauft. Die darin enthaltene Umsatzsteuer kann sie nicht als Vorsteuer zurückholen, der volle Bruttobetrag bleibt an ihr hängen. Hätte sie absehbar hohe Investitionen, könnte sich ein freiwilliger Verzicht auf die Regelung und der Wechsel zur Regelbesteuerung lohnen, an den sie dann allerdings fünf Jahre gebunden wäre.

Läuft das Geschäft in den Folgejahren besser als gedacht und ihr Umsatz überschreitet im laufenden Jahr die 100.000-Euro-Grenze, endet der Status sofort: Ab genau dem Umsatz, mit dem die Grenze gerissen wird, muss sie Umsatzsteuer ausweisen, nicht erst im Folgejahr. Betroffen sind dabei nur dieser und jeder weitere Umsatz des Jahres; die bis dahin steuerfrei abgerechneten Beträge bleiben es auch. So bleibt die Kleinunternehmerregelung ein praktischer Begleiter für den Einstieg, der jedoch ein wachsames Auge auf die eigenen Umsätze verlangt.