ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein bestimmtes Format für Rechnungen am Computer. Das Besondere daran: Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht aus wie eine ganz normale PDF-Datei, die man am Bildschirm ansehen und ausdrucken kann. Gleichzeitig sind in dieser Datei aber unsichtbar alle Rechnungsdaten so „versteckt“, dass eine Buchhaltungssoftware sie automatisch auslesen kann.

Anders gesagt: Der Mensch sieht eine vertraute Rechnung, der Computer liest im Hintergrund die Zahlen und Angaben automatisch ein, ohne dass jemand sie abtippen muss. Damit verbindet ZUGFeRD das Gewohnte (die PDF) mit dem, was heute technisch und gesetzlich verlangt wird (strukturierte Daten). Es ist eine von mehreren erlaubten Varianten der E-Rechnung.

ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“) ist ein hybrides Rechnungsformat, das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt wurde - einer beim Verband AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) angesiedelten Plattform mit Beteiligung von Wirtschaft, Verbänden und öffentlicher Verwaltung.

Erstmals 2014 in Version 1.0 veröffentlicht, kombiniert das Format zwei Komponenten in einer einzigen Datei: eine menschenlesbare PDF im Standard PDF/A-3 (geeignet für die Langzeitarchivierung) sowie eine maschinenlesbare, strukturierte XML-Datei, die fest in die PDF eingebettet ist.

Versionen und Profile

Mit Version 2.x wurde das Format umfassend weiterentwickelt. Seit ZUGFeRD 2.1.1 ist es technisch identisch mit dem französischen Pendant Factur-X. Beide Standards wurden in einer deutsch-französischen Kooperation harmonisiert und bezeichnen faktisch dasselbe Format.

ZUGFeRD 2.x kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Detaillierungsgrad: MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931 (auch COMFORT genannt) und EXTENDED. Das Profil BASIC bildet zwar viele Kernfelder der Norm EN 16931 ab, enthält jedoch nicht zwingend alle nach der Norm erforderlichen Felder. Es gilt daher nur eingeschränkt als konform. Nämlich dann, wenn es die gesetzlichen Pflichtangaben vollständig abbildet. Erst das Profil EN 16931 (COMFORT) deckt die Norm vollständig ab und ist für den Geschäftsverkehr besonders relevant. Das Profil EXTENDED geht darüber noch hinaus.

Einordnung in die E-Rechnungspflicht

Eine „echte“ E-Rechnung im Sinne des Gesetzes muss ein strukturiertes elektronisches Format aufweisen, das der Norm EN 16931 entspricht. ZUGFeRD erfüllt diese Anforderung in Version 2.x sicher mit den Profilen EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED, die das einschlägige BMF-Schreiben zur E-Rechnung ausdrücklich als konform benennt; das Profil BASIC wird dagegen nur eingeschränkt und nur dann akzeptiert, wenn es alle erforderlichen Pflichtangaben vollständig abbildet. ZUGFeRD gilt damit als zulässiges E-Rechnungsformat, ebenso wie das rein XML-basierte XRechnung.

Im Rahmen der seit dem 1. Januar 2025 schrittweise eingeführten E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich müssen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Die Pflicht zum Versand folgt gestaffelt mit Übergangsfristen, die je nach Unternehmensgröße und Umsatz bis 2027 bzw. 2028 reichen. Da diese Fristen und Schwellenwerte politisch gesetzt und komplex gestaffelt sind, empfiehlt sich ein Blick auf den jeweils aktuellen Stand.

Eine selbstständige Grafikerin stellt einer Firma eine Rechnung über einen Auftrag. Bisher hat sie einfach eine PDF aus ihrem Programm exportiert und per E-Mail verschickt. Nach der neuen Definition gilt eine solche reine PDF jedoch nicht als E-Rechnung, sondern nur als „sonstige Rechnung“ - denn ihr fehlen die strukturierten, maschinenlesbaren Daten.

Genau hier setzt ZUGFeRD an. Erstellt sie die Rechnung stattdessen im ZUGFeRD-Format, sieht der Empfänger weiterhin eine vertraute PDF, die er am Bildschirm ansehen oder ausdrucken kann. Unsichtbar enthält dieselbe Datei aber alle Rechnungsangaben als XML. Beim Empfänger liest die Buchhaltungssoftware Rechnungsnummer, Beträge und Steuersätze automatisch aus und verbucht sie - ohne manuelles Abtippen, mit weniger Tippfehlern und spürbarer Zeitersparnis.

Auch für Kleinunternehmer relevant

Selbst wer nach der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) abrechnet, ist betroffen: Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit 2025 grundsätzlich für alle inländischen Unternehmen. Eine eingehende ZUGFeRD-Rechnung sollte sich also öffnen, anzeigen und - passend zu den Grundsätzen der GoBD - revisionssicher archivieren lassen.