Belegpflicht & Aufbewahrungspflicht

Hinter diesen beiden Begriffen stecken zwei einfache Grundregeln der Buchhaltung. Die Belegpflicht bedeutet: Für jeden Geschäftsvorfall - also jede Einnahme und jede Ausgabe - braucht es einen Nachweis. Das ist meist eine Rechnung, eine Quittung oder ein Kassenbon. In der Buchhaltung gilt dazu der berühmte Satz „Keine Buchung ohne Beleg“.

Wer ein elektronisches Kassensystem nutzt (etwa eine moderne Registrierkasse), muss seinen Kunden außerdem bei jedem Kauf einen Beleg anbieten. Das wird auch „Bonpflicht“ genannt. Ob der Kunde den Beleg dann mitnimmt, bleibt ihm überlassen.

Die Aufbewahrungspflicht sagt, wie lange solche Unterlagen aufgehoben werden müssen - damit das Finanzamt sie zum Beispiel bei einer Prüfung noch einsehen kann. Für Rechnungen und ähnliche Buchungsbelege sind das seit 2025 acht Jahre, für andere Unterlagen teils sechs oder zehn Jahre. Wichtig: Diese Pflichten gelten auch für Kleinunternehmer und alle, die eine EÜR machen - nicht nur für große Firmen.

Die Begriffe Belegpflicht und Aufbewahrungspflicht bezeichnen zwei eng verzahnte, rechtlich aber getrennte Sachverhalte.

Die Belegpflicht hat zwei Ausprägungen. Zum einen die Belegausgabepflicht (umgangssprachlich „Bonpflicht“) nach § 146a AO und der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), eingeführt zum 1. Januar 2020: Wer ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwendet, muss bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg erstellen und dem Kunden anbieten - wahlweise elektronisch (QR-Code, E-Mail, App) oder in Papierform. Zum anderen der buchhalterische Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ als Kernprinzip der GoBD: Jeder Geschäftsvorfall ist durch einen Eigen- oder Fremdbeleg nachzuweisen. Für Nutzer einer Rechnungssoftware ist dieser zweite Aspekt meist relevanter als die kassenbezogene Bonpflicht.

Aufbewahrungsfristen seit 2025

Die Aufbewahrungspflicht ergibt sich aus § 147 AO (steuerrechtlich) und § 257 HGB (handelsrechtlich). Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Die Neuregelung trat zum 1. Januar 2025 in Kraft (verkündet im Bundesgesetzblatt am 29. Oktober 2024): Die verkürzte Frist gilt für alle Buchungsbelege, deren bisherige zehnjährige Aufbewahrungsfrist zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgelaufen war. Im Überblick:

• 8 Jahre: Buchungsbelege wie Rechnungen, Kontoauszüge und Quittungen (zuvor 10 Jahre)
• 10 Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• 6 Jahre: empfangene und versendete Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen

Die Fristen beginnen nicht mit dem Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte bzw. die Unterlage entstand. Eine Rechnung vom März 2025 ist damit bis Ende 2033 aufzubewahren.

Anforderungen nach GoBD

Belege müssen über die gesamte Dauer vollständig, geordnet, unveränderbar und lesbar sein. Elektronisch empfangene Belege (etwa PDF-Rechnungen) sind im Originalformat elektronisch aufzubewahren - ein Ausdruck genügt nicht. Papierbelege dürfen unter Einhaltung der GoBD digitalisiert und vernichtet werden („ersetzendes Scannen“). Nachträgliche Änderungen müssen protokolliert und nachvollziehbar sein. Hinweis: Die Zuordnung einzelner Dokumente zu den Fristen ist in Einzelfällen strittig; im Zweifel empfiehlt sich die längere Frist oder die Rücksprache mit einem Steuerberater.

Wie diese Pflichten im Alltag aussehen, zeigt das Beispiel einer selbstständigen Fotografin: Nach einem Auftragsshooting stellt sie eine Rechnung aus - damit ist der Geschäftsvorfall belegt. Die Software erfasst den Beleg automatisch, verknüpft ihn mit der Buchung und archiviert ihn revisionssicher. Genau hier greift „Keine Buchung ohne Beleg“ in der Praxis.

Komplizierter wird es bei Ausgaben. Nach einem Geschäftsessen verlegt sie den Bewirtungsbon. In solchen Fällen darf ausnahmsweise ein Eigenbeleg erstellt werden - mit Zahlungsempfänger, Art und Datum der Ausgabe, Betrag und Grund. Eigenbelege sind allerdings ein Notbehelf und sollten die Ausnahme bleiben. Ein praktisches Problem zeigt sich zudem bei klassischen Thermopapier-Bons: Sie verblassen oft schon nach Monaten. Da Belege über Jahre lesbar bleiben müssen, lohnt sich das frühzeitige Digitalisieren - ein verblasster Bon ist faktisch wertlos.

Digitale Belege werden zur Pflicht

Besonders relevant ist die Entwicklung im B2B-Bereich: Seit dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung schrittweise verpflichtend. Zunächst gilt seit dem 1. Januar 2025 nur die Empfangspflicht: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen empfangen und korrekt aufbewahren können. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen greift dagegen erst gestaffelt ab 2027/2028. Das verstärkt die Bedeutung einer durchgängig digitalen, GoBD-konformen Archivierung - ein Bereich, in dem eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware Belege automatisch erfasst, verknüpft und unveränderbar speichert.

Was bei Verstößen droht

Wer Belege nicht ordnungsgemäß aufbewahrt, bekommt spätestens bei einer Betriebsprüfung Probleme. Fehlen Nachweise, kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO) - meist zum Nachteil des Unternehmers. Bei gravierenden Mängeln drohen Nachzahlungen und im Extremfall Bußgelder oder Strafverfahren. Die Verletzung der reinen Belegausgabepflicht ist zwar selbst nicht direkt bußgeldbewehrt, kann im Rahmen einer Prüfung aber Anlass zu weiteren Maßnahmen geben.

Übrigens: Der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ gilt als „Goldenes Gesetz“ der Buchführung und ist Jahrhunderte alt - die doppelte Buchführung beschrieb der Mönch und Mathematiker Luca Pacioli bereits im 15. Jahrhundert. Da sich gesetzliche Fristen ändern können und die Zuordnung einzelner Dokumente im Einzelfall strittig ist, empfiehlt sich bei Unsicherheiten die Rücksprache mit einem Steuerberater.