Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer - kurz USt-ID - ist eine Art Erkennungsnummer für Unternehmen innerhalb der Europäischen Union. Sie kommt überall dort zum Einsatz, wo es um Geschäfte mit der Umsatzsteuer über Ländergrenzen hinweg geht.

In Deutschland beginnt sie immer mit dem Kürzel „DE“, gefolgt von neun Ziffern (zum Beispiel DE123456789). Vergeben wird sie kostenlos vom Bundeszentralamt für Steuern - nicht vom örtlichen Finanzamt.

Wichtig ist sie vor allem, wenn ein Unternehmen mit Geschäftspartnern in anderen EU-Ländern handelt. Wer ausschließlich innerhalb Deutschlands tätig ist, braucht sie nicht zwingend: In diesem Fall genügt die normale Steuernummer auf der Rechnung. Sobald jedoch ein Kunde oder Lieferant aus einem anderen EU-Land ins Spiel kommt, wird die USt-ID praktisch unverzichtbar.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) ist die unionsweit eindeutige Kennzeichnung eines Unternehmens für umsatzsteuerliche Zwecke. Ihre rechtliche Grundlage findet sich in Deutschland in § 27a UStG. Eingeführt wurde sie zum 1. Januar 1993 mit Schaffung des europäischen Binnenmarktes, als die Grenzkontrollen innerhalb der EU wegfielen und ein neues System zur Erfassung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs erforderlich wurde.

Die deutsche USt-ID besteht aus dem Länderkürzel „DE“ und neun Ziffern. Jeder EU-Mitgliedstaat verwendet ein eigenes Format, das teilweise auch Buchstaben enthält. Vergeben wird sie in Deutschland zentral durch das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) - die Beantragung ist kostenlos und kann online oder bei einer Neugründung über den steuerlichen Erfassungsbogen erfolgen.

Funktion im EU-Binnenmarkt

Ihre Hauptfunktion entfaltet die USt-ID bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen zwischen Unternehmen verschiedener EU-Mitgliedstaaten. Sie ermöglicht das Reverse-Charge-Verfahren: Statt dass der leistende Unternehmer Umsatzsteuer ausweist, schuldet der Leistungsempfänger die Steuer in seinem eigenen Land. Voraussetzung ist, dass beide Geschäftspartner über eine gültige USt-ID verfügen und diese gegenseitig auf der Rechnung angeben.

Über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (MIAS bzw. VIES) lässt sich die Gültigkeit einer ausländischen USt-ID prüfen. In Deutschland bietet das BZSt zusätzlich ein qualifiziertes Bestätigungsverfahren an, bei dem auch Name und Anschrift des Geschäftspartners abgeglichen werden. Diese Prüfung ist relevant, da bei einer fehlerhaften USt-ID des Empfängers die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung gefährdet sein kann.

Wer innergemeinschaftliche Lieferungen oder bestimmte sonstige Leistungen erbringt, muss zusätzlich zur Umsatzsteuer-Voranmeldung eine Zusammenfassende Meldung (ZM) beim BZSt abgeben. Auch im Online-Handel und bei digitalen Dienstleistungen über den One-Stop-Shop (OSS) spielt die korrekte Erfassung der USt-ID eine wichtige Rolle, sobald EU-Grenzen überschritten werden.

Da die konkrete umsatzsteuerliche Behandlung grenzüberschreitender Leistungen im Einzelfall komplex sein kann - je nach Art der Leistung (Waren vs. Dienstleistungen), Status des Empfängers (B2B vs. B2C) und Ort der Leistungserbringung - empfiehlt sich in Zweifelsfällen die Beratung durch eine Steuerberatung.

Wie sieht der Einsatz einer USt-ID in der Praxis konkret aus? Ein typisches Beispiel verdeutlicht das gut.

Eine Webdesignerin aus München erstellt eine Website für ein Unternehmen in Österreich. Da es sich um eine grenzüberschreitende Leistung zwischen zwei Unternehmen (B2B) handelt, greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren. Die Webdesignerin stellt ihre Rechnung daher ohne deutsche Umsatzsteuer aus. Auf der Rechnung vermerkt sie beide USt-IDs - ihre eigene und die ihres österreichischen Kunden - sowie einen Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers („Reverse Charge“). Die Umsatzsteuer wird anschließend vom Kunden in Österreich versteuert.

Damit das reibungslos funktioniert, sollte die USt-ID des Geschäftspartners vorab über das VIES-System der EU oder das qualifizierte Bestätigungsverfahren des BZSt geprüft werden. Eine fehlerhafte oder ungültige USt-ID kann die Steuerfreiheit der Leistung gefährden.

In der Buchhaltung zieht ein solcher Vorgang noch eine weitere Pflicht nach sich: Wer innergemeinschaftliche Lieferungen oder bestimmte sonstige Leistungen erbringt, muss zusätzlich zur Umsatzsteuer-Voranmeldung eine Zusammenfassende Meldung beim BZSt abgeben. Darin werden die USt-IDs der Geschäftspartner und die jeweiligen Umsätze aufgeführt - ein Mechanismus, der EU-weit der Kontrolle und der Vermeidung von Umsatzsteuerbetrug dient.