Mahnung

Eine Mahnung ist ein Schreiben, mit dem ein offener Betrag eingefordert wird, der eigentlich schon hätte bezahlt werden müssen. Wenn ein Kunde eine Rechnung nicht rechtzeitig begleicht, erinnert die Mahnung ihn deutlich daran, dass die Zahlung aussteht - verbunden mit einer neuen Frist.

Wichtig zu wissen: Eine Mahnung ist kein Brief vom Gericht, sondern ein ganz normales Schreiben, das man als Unternehmer oder Selbstständiger selbst verschickt. Sie hat aber eine wichtige Wirkung: Sobald jemand gemahnt wurde und trotzdem nicht zahlt, befindet er sich offiziell im Verzug. Ab diesem Moment dürfen zusätzliche Kosten wie Verzugszinsen verlangt werden.

Eine Mahnung ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung eines Gläubigers an seinen Schuldner, eine fällige Leistung - im Geschäftsverkehr typischerweise eine Geldzahlung - zu erbringen. Rechtlich ist sie in § 286 BGB verankert und das zentrale Instrument, um einen Schuldner in Verzug zu setzen. Erst dieser Schuldnerverzug eröffnet dem Gläubiger weitergehende Ansprüche wie Verzugszinsen, Mahnkosten oder Schadenersatz.

Zentral ist die Unterscheidung zwischen Fälligkeit und Verzug: Eine Rechnung kann bereits fällig sein, ohne dass der Schuldner automatisch in Verzug gerät. Erst die Mahnung - oder ein gesetzlicher Ersatztatbestand - löst den Verzug aus.

Verzug auch ohne Mahnung

Eine Mahnung ist nicht in jedem Fall nötig. Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät der Schuldner einer Geldforderung automatisch in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt - bei Verbrauchern jedoch nur, wenn sie in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen wurden. Verzug tritt ebenfalls ohne Mahnung ein, wenn ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel vereinbart wurde (z. B. „zahlbar bis 15. März“), der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert oder besondere Gründe einen sofortigen Verzugseintritt rechtfertigen.

Verzugszinsen und Mahnkosten

Mit Verzugseintritt dürfen Verzugszinsen verlangt werden: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäften mit Verbraucherbeteiligung, 9 Prozentpunkte bei reinen Unternehmergeschäften. Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank halbjährlich (1. Januar und 1. Juli) festgesetzt und kann sich ändern. Zwischen Unternehmern besteht nach § 288 Abs. 5 BGB zusätzlich Anspruch auf eine Verzugspauschale von 40 Euro; gegenüber Verbrauchern ist diese ausgeschlossen. Sie ist allerdings auf einen geltend gemachten Verzugsschadenersatz, der in Rechtsverfolgungskosten begründet ist, anzurechnen (§ 288 Abs. 5 S. 3 BGB). Mahnkosten dürfen nur in tatsächlicher und angemessener Höhe (etwa Porto- und Materialkosten) geltend gemacht werden - pauschale, überhöhte „Mahngebühren“ oder die eigene Arbeitszeit sind grundsätzlich nicht ansetzbar.

Inhalt einer wirksamen Mahnung

Eine wirksame Mahnung sollte enthalten: eine klare Identifikation von Schuldner und Gläubiger, den Bezug zur konkreten Forderung (Rechnungsnummer, -datum, Betrag), eine eindeutige Zahlungsaufforderung, eine neue konkrete Zahlungsfrist sowie gegebenenfalls einen Hinweis auf Verzugszinsen und Mahnkosten und optional die Ankündigung weiterer Schritte. Formvorschriften bestehen nicht - aus Beweisgründen ist jedoch die Schriftform (Brief, E-Mail) dringend zu empfehlen.

Bleiben außergerichtliche Mahnungen erfolglos, folgen typischerweise weitere Eskalationsstufen wie der Mahnbescheid im gerichtlichen Mahnverfahren (§§ 688 ff. ZPO) oder die Übergabe an ein Inkasso. Zu beachten: Eine Mahnung allein hemmt oder unterbricht die Verjährung (Regelverjährung drei Jahre, § 195 BGB) nicht - dafür sind gerichtliche Schritte erforderlich.

In der Praxis von Selbstständigen und kleinen Unternehmen läuft der Mahnprozess häufig mehrstufig ab, obwohl das rechtlich nicht erforderlich ist: zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung, dann eine erste und zweite Mahnung mit zunehmend deutlicherem Ton, schließlich eine „letzte Mahnung“ mit Androhung gerichtlicher Schritte. Dieser gestaffelte Ansatz dient vor allem der Kundenbeziehung - zahlungswillige, aber vergessliche Kunden sollen nicht sofort verärgert werden.

Ein Beispiel: Eine selbstständige Fotografin stellt einem Geschäftskunden nach einem Auftrag 1.200 Euro in Rechnung, zahlbar innerhalb von 14 Tagen. Die Frist verstreicht ohne Zahlung. Sie schickt zunächst eine höfliche Zahlungserinnerung. Als auch danach nichts geschieht, folgt eine Mahnung mit konkreter neuer Frist, dem Hinweis auf Verzugszinsen (9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, da reines Unternehmergeschäft) sowie der Verzugspauschale von 40 Euro. Spätestens jetzt befindet sich der Kunde nachweisbar im Verzug.

Eine Rechnungssoftware erleichtert genau diesen Ablauf erheblich: Offene Posten werden überwacht, überfällige Rechnungen automatisch erkannt, und Mahnungen lassen sich auf Knopfdruck mit korrekten Fristen, Verzugszinsen und Verzugspauschale erstellen. So lässt sich das Offene-Posten-Management strukturiert führen und die Liquidität sichern.

Ein Blick auf Herkunft und Hintergrund

Der Begriff „mahnen“ stammt sprachlich vom althochdeutschen „manōn“ ab und bedeutete ursprünglich „erinnern“ oder „ermahnen“ - im Kern ist die Mahnung also tatsächlich nur eine nachdrückliche Erinnerung. Die Verzugspauschale von 40 Euro wiederum wurde 2014 im Zuge einer EU-Richtlinie zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr eingeführt, um Unternehmen zu ermutigen, ihre Forderungen konsequent durchzusetzen. Sie kommt allerdings nur im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmern zum Tragen - gegenüber Verbrauchern ist sie ausgeschlossen, und ob sie bereits bei der ersten Mahnung uneingeschränkt durchsetzbar ist, hängt vom Einzelfall ab. Wer aus falscher Zurückhaltung immer wieder höflich mahnt, verschenkt unter Umständen Liquidität und gibt dem Schuldner zusätzlich Zeit.

Gerade bei der Frage, ob bereits die erste Mahnung den Verzug auslöst oder dieser schon vorher eingetreten ist, hängt vieles vom Einzelfall ab - insbesondere davon, ob ein Verbraucher beteiligt ist und ob der nötige Hinweis auf der Rechnung erfolgte. Auch die Erstattungsfähigkeit der Kosten der ersten Mahnung ist rechtlich umstritten. In Zweifelsfällen empfiehlt sich eine individuelle rechtliche Prüfung.