Vorsteuerabzug

Wer als Unternehmer etwas für seinen Betrieb einkauft, zahlt auf den Einkauf Umsatzsteuer. Diese gezahlte Steuer nennt man Vorsteuer. Diesen Betrag muss man jedoch nicht endgültig tragen, sondern darf ihn vom Finanzamt zurückholen oder mit der Steuer verrechnen, die man selbst von den eigenen Kunden einnimmt.

Der Grundgedanke: Die Umsatzsteuer soll am Ende nur den privaten Endverbraucher belasten. Für Unternehmen ist sie nur ein durchlaufender Posten - sie sammeln die Steuer für den Staat ein, ohne sie selbst zu tragen. Der Vorsteuerabzug ist genau das Werkzeug, das dafür sorgt.

Der Vorsteuerabzug ist nach § 15 UStG das Recht eines Unternehmers, die ihm von anderen Unternehmern in Rechnung gestellte Umsatzsteuer (die Vorsteuer) von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld gegenüber dem Finanzamt abzuziehen. Er stellt die Neutralität der Umsatzsteuer entlang der Wertschöpfungskette sicher: Die Steuer soll wirtschaftlich nur den Endverbraucher belasten, nicht die Unternehmen, die Vorleistungen beziehen.

Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug

Damit der Abzug geltend gemacht werden darf, müssen mehrere Bedingungen erfüllt sein:

• Der Leistungsempfänger muss selbst Unternehmer im Sinne des UStG sein.
• Die bezogene Leistung muss für das Unternehmen verwendet werden, wobei eine unternehmerische Nutzung von mindestens 10 % als Zuordnungsschwelle gilt, ab der der Gegenstand überhaupt dem Unternehmen zugeordnet werden darf. Diese 10 % sind dabei nur die Mindestgrenze für die Zuordnung; bei gemischt - also teils unternehmerisch, teils privat - genutzten Gegenständen ist der Vorsteuerabzug anschließend nur anteilig im Umfang der unternehmerischen Nutzung möglich.
• Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG vorliegen (vollständiger Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag).
• Die Leistung muss tatsächlich ausgeführt worden sein.

Fehlt nur eine einzige Pflichtangabe, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto gelten allerdings vereinfachte Anforderungen.

Zeitliche Zuordnung und Sonderfälle

Der Vorsteuerabzug setzt grundsätzlich - unabhängig von der eigenen Besteuerungsart - sowohl den Bezug der Leistung als auch den Erhalt einer ordnungsgemäßen Rechnung voraus; maßgeblich ist also vor allem der Rechnungserhalt. Während der Vorsteuerabzug somit regelmäßig mit Leistungsbezug und Rechnungserhalt möglich ist, unterscheiden sich die Besteuerungsarten vor allem bei der eigenen Umsatzsteuer: Bei der Soll-Versteuerung (nach vereinbarten Entgelten) entsteht die eigene Umsatzsteuer bereits mit Ausführung der Leistung, bei der Ist-Versteuerung erst bei Zahlungseingang - ein Liquiditätsvorteil für kleinere Unternehmen. Im Reverse-Charge-Verfahren bei grenzüberschreitenden EU-Geschäften oder bestimmten inländischen Leistungen (z. B. Bauleistungen) verlagert sich die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger, der die Umsatzsteuer selbst anmeldet und zugleich als Vorsteuer abziehen kann. Für gemischt genutzte Gegenstände sowie die Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG bestehen detaillierte Sonderregelungen.

Historischer Hintergrund

Die Umsatzsteuer in ihrer heutigen Form mit Vorsteuerabzug - das Mehrwertsteuersystem - wurde in Deutschland erst 1968 eingeführt. Davor galt eine kumulative Allphasen-Bruttoumsatzsteuer, bei der auf jeder Handelsstufe erneut auf den Gesamtpreis (inklusive bereits gezahlter Steuern) Steuer erhoben wurde - eine „Steuer auf die Steuer“. Der Vorsteuerabzug löste dieses Problem und gilt als eine der wichtigsten Steuerreformen der Nachkriegszeit. Heute ist das System EU-weit über die Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie harmonisiert und ein wesentlicher Baustein des Binnenmarktes.

In der Praxis wird der Vorsteuerabzug über die Umsatzsteuer-Voranmeldung abgewickelt, die je nach Umsatzhöhe monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt eingereicht wird. Darin werden eingenommene Umsatzsteuer und gezahlte Vorsteuer gegenübergestellt. Übersteigt die Vorsteuer die Umsatzsteuer, entsteht ein Vorsteuerüberhang - und das Finanzamt erstattet die Differenz.

Wie sehr das die Liquidität beeinflussen kann, zeigt das Beispiel eines frisch gegründeten Handwerksbetriebs: Im ersten Quartal schafft der Inhaber Maschinen, Werkzeug und eine Büroeinrichtung im Wert von 30.000 Euro netto an und zahlt darauf 5.700 Euro Umsatzsteuer. Seine Einnahmen sind in der Anlaufphase noch gering, sodass er nur 1.200 Euro Umsatzsteuer eingenommen hat. Statt etwas an das Finanzamt zu zahlen, bekommt er die Differenz von 4.500 Euro erstattet - Geld, das in der kapitalintensiven Startphase dringend gebraucht wird.

Genau in der Existenzgründung wird das Thema besonders relevant: Hohe Anschaffungskosten treffen auf noch niedrige Einnahmen, sodass der Vorsteuerabzug zu spürbaren Erstattungen führen und die Liquidität verbessern kann.

Unterstützung durch eine Rechnungssoftware

Eine Rechnungssoftware setzt an mehreren Stellen an: Sie erfasst Eingangsrechnungen samt ausgewiesener Vorsteuer, ordnet sie korrekt zu und bereitet die Werte für die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf. Gleichzeitig stellt sie sicher, dass die eigenen Ausgangsrechnungen alle Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten - damit auch Geschäftspartner ihren Vorsteuerabzug problemlos geltend machen können. Die automatische Trennung von Netto-, Steuer- und Bruttobeträgen sowie die Verknüpfung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung reduzieren Fehlerquellen erheblich.