Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind alle Kosten, die entstehen, weil jemand selbstständig ist oder ein Unternehmen führt - also Geld, das man ausgibt, um Einnahmen zu erzielen oder das Geschäft am Laufen zu halten. Beispiele sind die Miete für das Büro, der Einkauf von Waren, eine Rechnungssoftware oder Fahrtkosten. Das Praktische daran: Betriebsausgaben senken den Gewinn und damit die Steuer. Wer 10.000 Euro einnimmt und 4.000 Euro betrieblich bedingte Ausgaben hat, muss nur die verbleibenden 6.000 Euro versteuern. Wichtig ist dabei, dass die Ausgabe wirklich mit dem Beruf oder dem Geschäft zu tun hat - rein private Kosten zählen nicht dazu.

Betriebsausgaben sind alle Kosten, die durch den Betrieb entstehen - so definiert es § 4 Abs. 4 EStG. Die entscheidende Frage ist dabei immer: Hat die Ausgabe einen wirtschaftlichen Zusammenhang mit dem Betrieb? Wenn ja, ist sie grundsätzlich abziehbar. Betriebsausgaben gibt es nur bei Selbstständigen, Gewerbetreibenden und Land- und Forstwirten; wer Angestellter ist, spricht stattdessen von Werbungskosten.

Nicht alles ist voll abziehbar

Einige Ausgaben unterliegen Einschränkungen: Bewirtungskosten lassen sich nur zu 70 Prozent absetzen - und auch das nur, wenn Anlass und Teilnehmer ordentlich dokumentiert sind. Geschenke an Geschäftspartner sind nur bis 50 Euro pro Person und Jahr abziehbar (netto bei Vorsteuerabzugsberechtigung, sonst brutto). Geldbußen und Strafen dürfen gar nicht abgezogen werden.

Größere Anschaffungen: Abschreibung statt Sofortabzug

Wer ein langlebiges Wirtschaftsgut kauft - etwa einen Firmenwagen oder eine Maschine - kann die Kosten nicht sofort in voller Höhe geltend machen. Stattdessen werden sie über die Nutzungsdauer verteilt, was als Abschreibung (AfA) bezeichnet wird. Eine Ausnahme gilt für geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) bis 800 Euro netto: Diese dürfen wahlweise sofort oder über einen Sammelposten abgeschrieben werden.

Wie sich Betriebsausgaben konkret auswirken, zeigt ein einfaches Beispiel: Ein selbstständiger Fotograf nimmt im Jahr 40.000 Euro ein. Er kauft eine neue Kamera für 700 Euro netto, zahlt Miete für sein Studio, eine Berufshaftpflicht, eine Rechnungssoftware und besucht eine Fortbildung. Alle diese Kosten sind betrieblich veranlasst und mindern seinen Gewinn - versteuert wird am Ende nur der Überschuss, nicht der gesamte Umsatz.

Die Kamera für 700 Euro netto ist dabei ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) und kann als Wahlrecht sofort im Anschaffungsjahr voll abgesetzt werden; alternativ ließe sie sich über die Sammelpostenregelung (Poolabschreibung) erfassen. Hätte sie mehr als 800 Euro netto gekostet, müsste er sie über die Nutzungsdauer per Abschreibung (AfA) verteilen.

Belege, Fristen und das richtige Timing

Für die Anerkennung gilt der Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“: Ohne ordnungsgemäßen Nachweis erkennt das Finanzamt eine Betriebsausgabe in der Regel nicht an. Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge sind aufzubewahren - für Buchungsbelege wurde die Aufbewahrungsfrist von zehn auf acht Jahre verkürzt; dies gilt für Belege, deren Frist bei Inkrafttreten noch nicht abgelaufen war. Andere Unterlagen wie Inventare und Bilanzen unterliegen weiterhin der zehnjährigen Frist. Mehr dazu unter Belegpflicht.

Beim zeitlichen Ansatz kommt es auf die Gewinnermittlung an. Wer mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) startet - wie viele Gründer -, setzt Ausgaben im Jahr der tatsächlichen Zahlung an (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Wer bilanziert, muss die Kosten dagegen der Periode zuordnen, zu der sie wirtschaftlich gehören - auch wenn die Zahlung früher oder später erfolgt.

Ein oft unbekannter Vorteil: Schon vor der eigentlichen Geschäftseröffnung lassen sich vorweggenommene Betriebsausgaben geltend machen, etwa für Beratung, erste Geräte oder Gründungskosten.

Pauschalen und praktische Sonderfälle

Nicht alles muss einzeln nachgewiesen werden. Für bestimmte Berufsgruppen - etwa hauptberuflich selbstständige schriftstellerische oder journalistische Tätigkeiten oder Tagesmütter - erlaubt die Finanzverwaltung Betriebsausgabenpauschalen. Wer zu Hause arbeitet, kann unter bestimmten Voraussetzungen die Homeoffice-Pauschale von 6 Euro pro Tag (maximal 1.260 Euro im Jahr) nutzen. Die Homeoffice-Pauschale und das häusliche Arbeitszimmer sind dabei keine gleichwertigen Alternativen, sondern an unterschiedliche Voraussetzungen geknüpft. Und bei Geschäftsessen gilt die viel diskutierte 70-Prozent-Regel: Die übrigen 30 % der angemessenen Bewirtungsaufwendungen gelten als nicht abziehbarer Privatanteil, weil man ohnehin hätte essen müssen - Trinkgelder sind grundsätzlich mit absetzbar, sollten aber auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden.