Ist- vs. Soll-Besteuerung

Wenn ein Unternehmen eine Rechnung schreibt, enthält diese in der Regel Umsatzsteuer. Diese Steuer gehört nicht dem Unternehmen, sondern muss an das Finanzamt weitergegeben werden. Die Frage ist nur: Ab wann genau?

Genau das regeln Ist- und Soll-Besteuerung. Bei der Soll-Besteuerung wird die Steuer schon dann fällig, wenn die Rechnung geschrieben und die Leistung erbracht wurde - auch wenn der Kunde noch gar nicht bezahlt hat. Das Unternehmen muss die Steuer also unter Umständen aus eigener Tasche vorstrecken.

Bei der Ist-Besteuerung wird die Steuer erst fällig, wenn das Geld tatsächlich auf dem Konto eingegangen ist. Eine kleine Eselsbrücke: Bei der Ist-Besteuerung zählt, was wirklich auf dem Konto ist. Das schont die Liquidität, weil keine Steuer für Beträge abgeführt werden muss, die noch ausstehen.

In Deutschland ist die Soll-Besteuerung der gesetzliche Normalfall. Die Ist-Besteuerung muss man beim Finanzamt beantragen - das ist aber meist unkompliziert und gerade für Gründer oft die bessere Wahl.

Die Unterscheidung zwischen Ist- und Soll-Besteuerung betrifft den Zeitpunkt der Entstehung der Umsatzsteuerschuld und damit den Moment, in dem die Steuer im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung anzumelden und abzuführen ist.

Bei der Soll-Besteuerung (Besteuerung nach vereinbarten Entgelten, § 16 Abs. 1 UStG) entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung ausgeführt wurde - unabhängig vom Zahlungseingang. Sie ist in Deutschland der gesetzliche Regelfall. Bei der Ist-Besteuerung (Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten, § 20 UStG) entsteht die Steuer erst mit der tatsächlichen Vereinnahmung des Entgelts. Die Entstehungsregeln ergeben sich aus § 13 UStG.

Voraussetzungen für die Ist-Besteuerung

Die Ist-Besteuerung wird auf Antrag genehmigt, wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist (Rechtslage seit 2024):

• Der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr lag nicht über 800.000 Euro - diese Grenze wurde durch das Wachstumschancengesetz zum 1. Januar 2024 von zuvor 600.000 Euro angehoben, oder
• das Unternehmen ist von der Buchführungspflicht befreit, oder
• es handelt sich um Angehörige eines freien Berufs im Sinne des § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG (z. B. Ärzte, Anwälte, Steuerberater, Architekten, freiberufliche Journalisten oder Designer). Freiberufler können die Ist-Besteuerung grundsätzlich unabhängig von ihrer Umsatzhöhe beantragen. Ob eine Tätigkeit tatsächlich als freiberuflich einzuordnen ist, hängt allerdings vom Einzelfall ab - gerade bei Designern oder journalistisch Tätigen kann die Abgrenzung zur gewerblichen Tätigkeit strittig sein und ist im Zweifel gesondert zu prüfen.

Bei Freiberuflern, die freiwillig Bücher führen, ist in Praxis und Rechtsprechung umstritten, ob die Umsatzgrenze dennoch greifen kann. In solchen Fällen empfiehlt sich eine individuelle steuerliche Beratung.

Antragstellung

Der Antrag erfolgt formlos beim Finanzamt, häufig bereits im steuerlichen Erfassungsbogen bei der Gründung. Eine erteilte Genehmigung gilt fort, bis sie widerrufen wird oder die Voraussetzungen wegfallen. Ein späterer Wechsel der Methode ist möglich, muss aber sauber dokumentiert werden, damit Umsätze weder doppelt erfasst noch übersehen werden.

Wie sich die Wahl der Besteuerungsart konkret auswirkt, zeigt ein Beispiel:

Eine freiberufliche Übersetzerin stellt im Dezember eine Rechnung über 10.000 Euro netto aus, darauf entfallen 1.900 Euro Umsatzsteuer. Ihr Kunde hat ein langes Zahlungsziel und überweist erst im Februar. Bei der Soll-Besteuerung müsste sie die 1.900 Euro bereits mit der Voranmeldung für Dezember abführen - obwohl noch kein Cent auf ihrem Konto eingegangen ist. Sie müsste die Steuer also aus eigener Tasche vorfinanzieren.

Hat sie dagegen die Ist-Besteuerung beantragt, wird die Steuer erst im Februar fällig - dann, wenn das Geld tatsächlich eingeht. Gerade in der Anfangsphase, in der die Liquidität oft knapp ist, verschafft das spürbar Luft. Aus diesem Grund wählen viele Gründer die Ist-Besteuerung direkt zu Beginn, häufig schon im steuerlichen Erfassungsbogen.

Besonders relevant wird der Unterschied bei Kunden mit langen Zahlungszielen und in Branchen mit hohem Risiko eines Forderungsausfalls. Bezahlt ein Kunde gar nicht, muss bei der Soll-Besteuerung die bereits abgeführte Umsatzsteuer über eine Berichtigung nach § 17 UStG zurückgeholt werden - ein zusätzlicher Verwaltungsaufwand, der bei der Ist-Besteuerung erst gar nicht entsteht.

Die Soll-Besteuerung kann hingegen für Unternehmen sinnvoll sein, die ihre eigenen Eingangsrechnungen ohnehin zeitnah begleichen und ihren Vorsteuerabzug planbar gestalten möchten - in der Praxis ist dieser Vorteil allerdings begrenzt.