Zusammenfassende Meldung

Wer als Unternehmer Waren oder bestimmte Dienstleistungen an andere Unternehmen innerhalb der EU verkauft, muss dem Staat regelmäßig melden, an wen und in welcher Höhe diese Umsätze gegangen sind. Genau das ist die Zusammenfassende Meldung, kurz ZM.

Man kann sie sich wie eine Liste vorstellen: Darin steht, welcher Geschäftskunde im EU-Ausland (erkennbar an seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) wie viel Umsatz erhalten hat. Diese Liste geht elektronisch an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt).

Der Hintergrund: Innerhalb der EU gibt es keine Zollkontrollen mehr. Damit der Handel zwischen den Ländern trotzdem nachvollziehbar bleibt und niemand bei der Steuer trickst, tauschen die Finanzbehörden der EU-Länder diese Daten untereinander aus. Bei der ZM wird jedoch kein Geld gezahlt - es handelt sich nur um eine Information an den Staat.

Die Zusammenfassende Meldung ist eine eigenständige steuerliche Meldepflicht nach § 18a UStG, die Unternehmer bei innergemeinschaftlichen B2B-Umsätzen gegenüber dem Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) trifft. Sie dient dem grenzüberschreitenden Informationsaustausch der EU-Finanzbehörden und der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug im Binnenmarkt: Die gemeldeten Umsätze werden über das MIAS (Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem) mit den Angaben der Geschäftspartner im Empfängerland abgeglichen.

Erfasst werden drei Vorgänge: steuerfreie innergemeinschaftliche Warenlieferungen (§ 4 Nr. 1 Buchst. b i. V. m. § 6a UStG), innergemeinschaftliche sonstige Leistungen (Dienstleistungen), bei denen der Leistungsempfänger im EU-Ausland die Steuer nach dem Reverse-Charge-Verfahren (§ 3a Abs. 2 UStG) schuldet, sowie innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte. Zu melden sind jeweils die USt-IdNr. des Geschäftspartners und die Summe der Bemessungsgrundlagen (Netto-Beträge), getrennt nach Partner und Umsatzart.

Fristen und Übermittlung

Die ZM ist grundsätzlich monatlich bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums abzugeben. Eine quartalsweise Abgabe ist möglich, wenn die innergemeinschaftlichen Warenlieferungen weder im laufenden noch in den vier vorangegangenen Quartalen jeweils mehr als 50.000 Euro betragen; diese Grenze bezieht sich ausschließlich auf innergemeinschaftliche Warenlieferungen. Wird sie überschritten, gilt ein monatlicher Meldezeitraum für das laufende und die folgenden Quartale. Bei ausschließlich sonstigen Leistungen (Dienstleistungen) ist die Quartalsabgabe dagegen stets zulässig - die 50.000-Euro-Grenze betrifft nur Warenlieferungen und spielt hier keine Rolle.

Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über das BZStOnline-Portal (BOP) oder die ELSTER-Schnittstelle - eine Papierabgabe ist nicht vorgesehen. Die ZM-Frist ist unabhängig von einer eventuell gewährten Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuer-Voranmeldung.

Materielle Bedeutung seit den Quick Fixes

Seit der Reform durch die sogenannten Quick Fixes (2020) ist die ordnungsgemäße und fristgerechte Abgabe einer korrekten ZM zur materiellen Voraussetzung für die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung geworden. Wird die ZM nicht, falsch oder verspätet abgegeben, kann die Steuerbefreiung rückwirkend entfallen. Fehlerhafte Angaben sind innerhalb eines Monats nach Erkennen zu berichtigen; bei Versäumnissen kann ein Verspätungsgeld festgesetzt werden. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist zudem, dass die USt-IdNr. des Empfängers gültig ist - sie sollte vor der Leistungserbringung über das qualifizierte Bestätigungsverfahren beim BZSt geprüft werden.

Im folgenden werden zwei Beispiele gezeigt, wie die ZM konkret in den Geschäftsalltag eingreift.

Beispiel Beratung: Eine selbstständige Unternehmensberaterin aus München betreut ein Industrieunternehmen in Italien. Da der Auftraggeber Unternehmer ist und eine gültige USt-IdNr. besitzt, greift das Reverse-Charge-Verfahren: Die Rechnung wird netto ohne deutsche Umsatzsteuer gestellt, mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Diesen Umsatz muss sie in der Zusammenfassenden Meldung angeben - mit der USt-IdNr. des italienischen Kunden und dem Netto-Betrag.

Beispiel Warenhandel: Ein deutscher Großhändler für Werkzeuge verkauft eine Palette an einen Geschäftskunden in Frankreich. Die Lieferung ist als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei - vorausgesetzt, sie wird korrekt in der ZM gemeldet und der Belegnachweis stimmt, etwa über eine Gelangensbestätigung. Fehlt die Meldung, kann die Steuerfreiheit rückwirkend wegfallen.

Verbindung zur Rechnungsstellung

Beide Beispiele zeigen, wie eng die ZM mit der Rechnung verknüpft ist. Bei innergemeinschaftlichen B2B-Umsätzen muss die Rechnung zwingend die eigene USt-IdNr. sowie die USt-IdNr. des Empfängers enthalten und bei Dienstleistungen einen Hinweis auf die Umkehr der Steuerschuldnerschaft tragen (etwa „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ bzw. „Reverse Charge“). Eine Rechnungssoftware, die solche Umsätze automatisch erkennt und für die ZM aufbereitet, nimmt hier viel manuellen Aufwand ab und verhindert Fehler.