Schlussrechnung

Die Schlussrechnung ist die letzte Rechnung am Ende eines Auftrags. Sie kommt vor allem dann zum Einsatz, wenn ein Projekt länger dauert und schon vorher Teilzahlungen geflossen sind - also wenn der Kunde während der Arbeit bereits in mehreren Schritten gezahlt hat.

In der Schlussrechnung wird die komplette erbrachte Leistung mit ihrem vollen Wert aufgeführt. Anschließend werden die bereits gezahlten Beträge (die sogenannten Abschlagszahlungen) wieder abgezogen. Übrig bleibt nur noch der Betrag, der tatsächlich offen ist. Die Schlussrechnung bildet damit den endgültigen Abschluss eines Auftrags - sowohl rechtlich als auch in der Buchhaltung.

Die Schlussrechnung ist die abschließende Rechnung eines Auftrags oder Projekts, mit der die endgültige und vollständige Abrechnung aller erbrachten Leistungen erfolgt. Charakteristisch ist, dass in ihr die Gesamtleistung mit ihrem vollen Wert ausgewiesen wird und davon die bereits gestellten und gezahlten Abschlagszahlungen (auch Teil- oder Akontozahlungen genannt) samt der darauf entfallenden Umsatzsteuer abgesetzt werden, sodass nur der offene Restbetrag zur Zahlung fällig bleibt.

Rechtlicher Rahmen

Zentral ist § 14 Abs. 5 UStG: Wurden vor Ausführung der Leistung bereits Abschlags- oder Vorausrechnungen mit gesondertem Umsatzsteuerausweis gestellt, müssen in der Schlussrechnung (auch Endrechnung genannt) die bereits vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abgezogen werden. Das ist verpflichtend. Unterbleibt dieser Abzug, droht ein unrichtiger Steuerausweis nach § 14c UStG - im schlimmsten Fall schuldet der Rechnungssteller die Umsatzsteuer doppelt: einmal aus den Abschlagsrechnungen und nochmals aus der Schlussrechnung.

Daneben muss die Schlussrechnung sämtliche Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten, etwa Name und Anschrift beider Parteien, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag. Die transparente Auflistung der Gesamtsumme und der einzelnen Abschläge ist auch deshalb wichtig, weil der Vorsteuerabzug für beide Seiten nachvollziehbar bleiben muss.

Besonderheiten

Im Bau- und Handwerksbereich kommt der Schlussrechnung eine zusätzliche Bedeutung zu: Nach VOB/B wird der Werklohn häufig erst mit Abnahme und Vorlage einer prüffähigen Schlussrechnung fällig. Wer der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG unterliegt und keine Umsatzsteuer ausweist, stellt Abschläge und Schlussrechnung entsprechend ohne USt-Ausweis aus - der Steuerabzug entfällt dann, eine saubere Auflistung der bereits gezahlten Abschläge bleibt aber sinnvoll.

Ein Beispiel macht das Prinzip greifbar: Eine selbstständige Innenarchitektin wird mit der kompletten Neugestaltung eines Restaurants für 12.000 Euro netto beauftragt. Da sich das Projekt über mehrere Monate zieht, vereinbart sie Abschlagszahlungen.

Bei Projektstart stellt sie eine Abschlagsrechnung über 4.000 Euro netto zzgl. Umsatzsteuer, nach Abschluss der Planungsphase eine weitere über 4.000 Euro netto zzgl. Umsatzsteuer. Beide Rechnungen werden bezahlt.

Zum Projektabschluss erstellt sie die Schlussrechnung: Darin weist sie die volle Leistung von 12.000 Euro netto samt der gesamten darauf entfallenden Umsatzsteuer aus. Anschließend zieht sie die beiden bereits gezahlten Abschläge inklusive der darauf entfallenden Umsatzsteuer wieder ab. Übrig bleibt der offene Restbetrag von 4.000 Euro netto zzgl. Umsatzsteuer - nur dieser wird noch zur Zahlung fällig.

Warum Sorgfalt sich auszahlt

Würde sie in der Schlussrechnung versehentlich die volle Umsatzsteuer ausweisen, ohne die bereits abgerechneten Beträge abzuziehen, müsste sie die Steuer unter Umständen doppelt ans Finanzamt abführen - einmal aus den Abschlägen und nochmals aus der Schlussrechnung. Ein solcher zu Unrecht nach § 14c UStG geschuldeter Steuerbetrag lässt sich zwar grundsätzlich durch eine Berichtigung der Rechnung gegenüber dem Leistungsempfänger wieder korrigieren - am einfachsten ist es aber, den Fehler von vornherein zu vermeiden.

Im Bauwesen kommt ein weiterer Aspekt hinzu: Dort entscheidet eine korrekte und prüffähige Schlussrechnung häufig darüber, ob der Werklohn überhaupt fällig wird und ob man sein Geld notfalls einklagen kann.