Abschlagsrechnung

Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung, mit der ein Unternehmer Geld für einen Teil einer Arbeit verlangt, der schon erledigt ist - obwohl das gesamte Projekt noch nicht fertig ist. Statt am Ende eines langen Auftrags die komplette Summe auf einmal zu fordern, wird in mehreren Schritten abgerechnet.

Ein bekanntes Beispiel aus dem Alltag ist die Strom- oder Gasabschlagszahlung: Man zahlt jeden Monat einen festen Betrag, und erst am Ende des Jahres gibt es eine endgültige Abrechnung. Genauso funktioniert es bei Aufträgen, die sich über Wochen oder Monate ziehen.

Der Vorteil: Der Unternehmer bekommt schon während der Arbeit Geld und muss nicht bis zum Schluss warten. Am Ende des Projekts kommt dann die Schlussrechnung, in der alle bereits gezahlten Abschläge verrechnet werden.

Die Abschlagsrechnung dient der anteiligen Abrechnung bereits vertragsgemäß erbrachter Teilleistungen während eines laufenden Projekts. Rechtliche Grundlage ist unter anderem § 632a BGB, der dem Unternehmer das Recht einräumt, Abschlagszahlungen für vertragsgemäß erbrachte Leistungen zu verlangen. Im Bauwesen kommt zusätzlich die VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen) zum Tragen; das Bauvertragsrecht 2018 hat die Regelungen weiter konkretisiert. Gegenüber Verbrauchern wird § 632a BGB zudem durch besondere Schutzvorschriften ergänzt - etwa durch § 650m BGB, der bei Verbraucherbauverträgen die Höhe der Abschlagszahlungen begrenzt und eine Absicherung des Verbrauchers vorsieht.

Eine Abschlagsrechnung muss grundsätzlich dieselben Pflichtangaben enthalten wie eine reguläre Rechnung nach § 14 UStG: Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Art und Umfang der bereits erbrachten Teilleistung, Zeitpunkt der Leistung, das Entgelt (Nettobetrag) samt darauf entfallendem Steuerbetrag sowie der anzuwendende Steuersatz. Die Rechnung sollte klar als Abschlagsrechnung gekennzeichnet sein und auf den zugrundeliegenden Vertrag oder das Gesamtprojekt verweisen.

Umsatzsteuerliche Behandlung

Die in einer Abschlagsrechnung ausgewiesene Umsatzsteuer ist keineswegs unverbindlich: Sie muss ans Finanzamt abgeführt werden - bei Ist-Versteuerung mit Eingang der Zahlung, ansonsten nach den allgemeinen Regeln. In der abschließenden Schlussrechnung müssen alle bereits gestellten Abschläge mit ihren jeweiligen Netto- und Umsatzsteuerbeträgen aufgeführt und vom Gesamtbetrag abgezogen werden. Dies ist zwingend, um eine doppelte Versteuerung zu vermeiden. Werden die Abschläge nicht korrekt abgezogen, droht ein unrichtiger Steuerausweis nach § 14c UStG - mit der Folge, dass die Umsatzsteuer doppelt geschuldet wird.

Praktischer Nutzen

Der wesentliche Zweck ist die Sicherung der Liquidität: Bei lang laufenden Aufträgen muss der Unternehmer nicht über die gesamte Projektdauer in Vorleistung gehen. Gleichzeitig verteilt sich das Ausfallrisiko, da nicht die komplette Summe erst am Projektende offen ist.

Wie sieht eine Abschlagsrechnung in der Praxis konkret aus? Stellen Sie sich eine Webagentur vor, die für einen Kunden eine umfangreiche Online-Plattform entwickelt. Das Projekt ist auf sechs Monate angelegt und kostet insgesamt 60.000 Euro netto.

Würde die Agentur erst am Ende abrechnen, müsste sie ein halbes Jahr lang Löhne, Software-Lizenzen und Büromiete vorfinanzieren, ohne einen Cent gesehen zu haben. Genau hier kommt die Abschlagsrechnung ins Spiel: Nach Abschluss der ersten Projektphase - etwa Konzept und Design - stellt die Agentur eine Abschlagsrechnung über den bereits erbrachten Anteil, beispielsweise 20.000 Euro netto zuzüglich Umsatzsteuer. Nach der nächsten Phase folgt der nächste Abschlag, und so weiter.

Am Projektende wird schließlich die Schlussrechnung erstellt. Darin steht die volle Leistung über 60.000 Euro - und davon werden alle bereits gezahlten Abschläge mit ihren Netto- und Umsatzsteuerbeträgen abgezogen. So zahlt der Kunde am Ende nur noch den offenen Restbetrag, und es wird keine Umsatzsteuer doppelt fällig.

Wer profitiert besonders?

Abschlagsrechnungen sind vor allem für drei Gruppen relevant:

• Handwerker und Bauunternehmen: Der klassische Anwendungsfall, da Bauprojekte sich über Monate ziehen und hohe Materialvorleistungen erfordern.
• Freelancer und Agenturen: Bei langfristigen Projekten wie Software-Entwicklung, größeren Designprojekten oder Beratungsmandaten sichern Abschlagsrechnungen die laufende Liquidität.
• Architekten und Planer: Hier erfolgt die Abrechnung typischerweise nach Leistungsphasen.

Man kann eine Abschlagszahlung als „Vertrauensvorschuss in Raten“ verstehen: Der Auftragnehmer geht nicht voll in Vorleistung, und der Auftraggeber zahlt nur für tatsächlich erbrachte Leistungen.