Pflichtangaben auf internationalen Rechnungen

Wer als Unternehmen in Deutschland etwas an Kundinnen oder Kunden im Ausland verkauft, stellt eine internationale Rechnung aus. Eine solche Rechnung muss zunächst alle ganz normalen Angaben enthalten - also etwa Name und Anschrift beider Seiten, Rechnungsnummer, Datum und eine Beschreibung der Leistung. Je nachdem, wohin geliefert wird und wer der Kunde ist, kommen aber besondere Angaben dazu. Bei Geschäften innerhalb der EU zwischen zwei Unternehmen müssen zum Beispiel beide Umsatzsteuer-Identifikationsnummern auf der Rechnung stehen, und häufig wird gar keine deutsche Umsatzsteuer berechnet. Der Hintergrund: Bei grenzüberschreitenden Geschäften gelten andere Regeln, wer die Steuer wo bezahlt. Diese Besonderheiten muss man auf der Rechnung sichtbar machen, damit alles steuerlich und rechtlich korrekt ist.

Die Pflichtangaben auf internationalen Rechnungen bauen auf den allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG auf und werden je nach Sachverhaltskonstellation um zusätzliche Bestandteile ergänzt. Zu unterscheiden sind im Wesentlichen drei Fälle: innergemeinschaftliche Geschäfte (EU), Geschäfte mit Drittländern und das Reverse-Charge-Verfahren. Bei innergemeinschaftlichen B2B-Geschäften sind zwingend sowohl die eigene als auch die USt-IdNr. des Leistungsempfängers anzugeben; bei sonstigen Leistungen tritt der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge) hinzu, bei Warenlieferungen der Hinweis auf die steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung. In diesen Fällen wird keine deutsche Umsatzsteuer ausgewiesen. Im B2C-Bereich innerhalb der EU ist seit dem 1. Juli 2021 die EU-weite Lieferschwelle von 10.000 Euro maßgeblich: Wird sie überschritten, ist die Umsatzsteuer des Bestimmungslandes auszuweisen, wobei die Meldung zentral über das One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) erfolgen kann. Bei Drittländern (z.B. USA, Schweiz, UK seit dem Brexit) gelten Warenexporte regelmäßig als steuerfreie Ausfuhrlieferungen mit entsprechendem Hinweis und Ausfuhrnachweis, während sich die Behandlung sonstiger Leistungen nach dem Leistungsort richtet. USt-IdNrn. spielen bei Drittländern keine Rolle, da sie ein reines EU-Instrument sind. Flankierend sind bei innergemeinschaftlichen B2B-Geschäften die Zusammenfassende Meldung (ZM) sowie die vorherige Prüfung der ausländischen USt-IdNr. über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) relevant. Die korrekte Bestimmung des Leistungsorts bei sonstigen Leistungen ist dabei der komplexeste und einzelfallabhängigste Teil - Grundstücksleistungen, Veranstaltungen oder elektronische Dienstleistungen unterliegen jeweils Sonderregeln.

Wie internationale Pflichtangaben in der Praxis aussehen, zeigt sich am besten an konkreten Situationen - denn je nach Land und Kundentyp sieht die Rechnung anders aus.

Der Freelancer-Fall (EU, B2B): Eine selbstständige Übersetzerin aus Berlin fertigt eine Fachübersetzung für ein Unternehmen in Österreich an. Es handelt sich um eine sonstige Leistung im B2B-Bereich innerhalb der EU. Sie stellt eine Netto-Rechnung ohne Umsatzsteuer aus, vermerkt beide USt-IdNrn. und ergänzt den Hinweis „Reverse Charge - Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Der österreichische Kunde führt die Umsatzsteuer in Österreich ab. Zusätzlich meldet die Übersetzerin den Umsatz über die Zusammenfassende Meldung beim BZSt.

Der E-Commerce-Fall (EU, B2C): Ein Online-Händler verkauft Waren an Privatkundinnen und -kunden in Frankreich und Italien. Wichtig dabei: Die Schwelle von 10.000 Euro gilt nicht pro Land, sondern als Summe aller grenzüberschreitenden B2C-Fernverkäufe (und bestimmter digitaler Leistungen) in alle EU-Länder zusammengenommen. Solange er mit diesen Umsätzen insgesamt unter der Schwelle bleibt, weist er deutsche Umsatzsteuer aus. Wird die Schwelle überschritten, muss er die jeweilige Landes-Umsatzsteuer ausweisen - und kann dies bequem zentral über das OSS-Verfahren melden, ohne sich in jedem einzelnen Land steuerlich registrieren zu müssen.

Der Schweiz-Fall (Drittland): Ein Unternehmensberater erbringt eine Leistung für ein Schweizer Unternehmen. Die Schweiz ist steuerlich Drittland; die Leistung ist in Deutschland nicht steuerbar, und der Schweizer Kunde versteuert nach Schweizer Recht. Hier ist besondere Sorgfalt bei der Prüfung des Leistungsorts geboten, und USt-IdNrn. spielen keine Rolle.

Praktische Stolpersteine und Zusatzwissen

Ein zentraler Schutzmechanismus ist die Prüfung der ausländischen USt-IdNr. über das Bestätigungsverfahren beim BZSt - wahlweise als einfache oder als qualifizierte Abfrage, die zusätzlich Name und Anschrift abgleicht. Wer dies unterlässt und auf eine ungültige Nummer vertraut, kann die Steuerbefreiung verlieren und bleibt auf der Umsatzsteuer sitzen.

Auch der Brexit hat die Lage verändert: Großbritannien ist seit dem 1. Januar 2021 steuerlich Drittland, Geschäfte mit UK werden also wie mit Nicht-EU-Staaten behandelt. Nordirland nimmt für Warenlieferungen eine Sonderstellung ein und wird teilweise weiterhin wie EU-Gebiet behandelt - erkennbar am eigenen Präfix „XI“ bei der USt-IdNr.

Rechnungen dürfen grundsätzlich in Fremdwährung ausgestellt werden; für die Umsatzsteuer ist jedoch eine Umrechnung in Euro vorzunehmen. Der amtliche Standardweg ist dabei die Umrechnung anhand der monatlichen Durchschnittskurse des Bundesfinanzministeriums; unter bestimmten Voraussetzungen können jedoch auch andere Kurse (z. B. EZB-Tageskurse) zulässig sein. Und schließlich gilt: Auch internationale Rechnungen unterliegen der deutschen Aufbewahrungspflicht - für Rechnungen als Buchungsbelege sind das seit 2025 in der Regel acht Jahre (zuvor zehn). Da die steuerliche Behandlung stark vom Einzelfall abhängt - insbesondere bei der Bestimmung des Leistungsorts - empfiehlt sich bei konkreten Sachverhalten die Prüfung durch eine steuerberatende Person.