Währung & Wechselkurs auf Rechnungen

Eine Rechnung muss in Deutschland nicht zwingend in Euro ausgestellt werden. Wer beispielsweise für einen Kunden in den USA arbeitet, darf die Rechnung problemlos in US-Dollar schreiben - die Währung können beide Seiten frei vereinbaren.

Wichtig ist nur eines: Für das Finanzamt und die eigene Buchhaltung muss der Betrag am Ende in Euro nachvollziehbar sein. Insbesondere die Umsatzsteuer muss in Euro erkennbar sein. Dafür wird der Fremdwährungsbetrag mit einem bestimmten Wechselkurs umgerechnet. Dieser Kurs darf nicht frei gewählt werden, sondern richtet sich nach amtlichen Vorgaben.

Kurz gesagt: Die Rechnung darf in einer fremden Währung stehen, aber für Steuer und Buchführung zählt immer der korrekt umgerechnete Euro-Betrag.

Die Währung einer Rechnung ist grundsätzlich frei vereinbar und Gegenstand der vertraglichen Einigung zwischen den Parteien - eine Fakturierungspflicht in Euro besteht in Deutschland nicht. Maßgeblich ist jedoch, dass die Rechnungsangaben nach § 14 UStG (Pflichtangaben einer Rechnung) erfüllt sind und insbesondere die Umsatzsteuer für buchhalterische und Erklärungspflichten in Euro nachvollziehbar bleibt. Bei einer Rechnung mit deutschem Umsatzsteuerausweis muss der Umsatzsteuerbetrag zwingend in Euro auf der Rechnung erscheinen; ein zusätzlicher Ausweis in Fremdwährung ist zwar möglich, ersetzt aber nicht die in Euro umgerechnete Steuerangabe.

Maßgeblicher Umrechnungskurs

Für die Umrechnung sind nach § 16 Abs. 6 UStG grundsätzlich die monatlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) bekanntgegebenen Durchschnittskurse heranzuziehen - und zwar der Kurs des Monats, in dem die Steuer entsteht. Zu trennen sind also zwei Fragen: welcher Kurs gilt (der amtliche Durchschnittskurs) und welcher Monat maßgeblich ist (der Monat der Steuerentstehung). Alternativ darf der Tageskurs (Marktkurs) verwendet werden; dies setzt zwar die Zustimmung des Finanzamts voraus, ist in der Praxis aber weniger ein formeller Antrag als die Ausübung eines Wahlrechts mit entsprechender Belegpflicht - der herangezogene Kurs muss also dokumentiert und nachweisbar sein. Selbst recherchierte Kurse von Vergleichsplattformen oder dem eigenen Bankkonto sind für umsatzsteuerliche Zwecke nicht maßgeblich.

Maßgeblicher Zeitpunkt

Umzurechnen ist regelmäßig zum Zeitpunkt der Leistungsausführung bzw. zu dem Zeitpunkt, in dem die Steuer entsteht - nicht zwingend zum Datum des Zahlungseingangs. Bei der Sollversteuerung (Regelfall) entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Leistungsausführung, bei der Istversteuerung mit Zahlungseingang. Ertragsteuerlich (z. B. in der EÜR) kann der maßgebliche Zeitpunkt vom umsatzsteuerlichen abweichen.

Kursdifferenzen

Weicht der tatsächlich von der Bank abgerechnete Kurs vom steuerlich relevanten Kurs ab, entstehen Kursgewinne oder Kursverluste, die separat in der Buchführung zu erfassen und ertragsteuerlich relevant sind. Der verwendete Umrechnungskurs sollte stets dokumentiert und belegbar sein, um bei einer Betriebsprüfung nachvollziehbar zu sein. Hinweis: Die exakte Behandlung des maßgeblichen Zeitpunkts und die Wahl zwischen amtlichem Durchschnittskurs und Tageskurs bieten Spielräume, die vom konkreten Sachverhalt und der Zustimmung des Finanzamts abhängen und im Einzelfall mit einem Steuerberater zu klären sind.

Internationales Arbeiten gehört für viele Selbstständige längst zum Alltag - und damit auch die Frage nach der richtigen Währung auf der Rechnung. Betroffen sind vor allem Freelancer, Online-Dienstleister, Agenturen und Händler, die grenzüberschreitend tätig sind.

Ein typisches Beispiel: Eine selbstständige Programmiererin stellt einem Unternehmen in den USA eine Rechnung über 5.000 USD. Da es sich häufig um eine im Ausland steuerbare sonstige Leistung handelt, greift im B2B-Bereich oft das Reverse-Charge-Verfahren - deutsche Umsatzsteuer fällt dann unter Umständen nicht an. Die Rechnung kann in US-Dollar ausgestellt werden, der Umsatz muss aber dennoch korrekt in Euro in der Buchführung und gegebenenfalls in der Zusammenfassenden Meldung (ZM) erfasst werden.

Bei innergemeinschaftlichen Leistungen innerhalb der EU spielt die korrekte Erfassung in Euro für die ZM und die Umsatzsteuervoranmeldung eine zentrale Rolle - häufig in Verbindung mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Wird dagegen eine Rechnung mit deutschem Umsatzsteuerausweis in Fremdwährung gestellt, etwa an einen Endverbraucher, muss der Umsatzsteuerbetrag zwingend in Euro umgerechnet und nachvollziehbar ausgewiesen werden.

Wo in der Praxis Verwirrung entsteht

Stolperfallen entstehen oft beim Zahlungseingang: Zahlt der Kunde später, kann sich durch Wechselkursschwankungen ein höherer oder niedrigerer Euro-Betrag auf dem Konto ergeben. Diese Differenz wird als Kursgewinn oder Kursverlust gebucht. Verstärkt wird das durch Zahlungsdienstleister wie Stripe, PayPal oder Wise: Sie rechnen mit ihren eigenen Kursen ab, die nicht mit den amtlichen BMF-Durchschnittskursen identisch sind. Der „gefühlte“ Kurs auf dem Konto weicht damit regelmäßig vom steuerlich maßgeblichen Kurs ab.

Historisch betrachtet ist das Thema übrigens älter, als man denkt: Bis zur Einführung des Euro 1999 als Buchgeld und 2002 als Bargeld waren Fremdwährungsrechnungen innerhalb Europas Alltag - etwa eine DM-Rechnung an einen französischen Kunden in Franc. Der Euro hat den innereuropäischen Handel in dieser Hinsicht massiv vereinfacht.