Archivierungspflicht für E-Rechnungen

Die Archivierungspflicht für E-Rechnungen bedeutet, dass elektronische Rechnungen über einen bestimmten Zeitraum sicher aufbewahrt werden müssen - und zwar genau so, wie sie angekommen sind. Eine E-Rechnung ist dabei keine einfache PDF, sondern eine Rechnung in einem besonderen Datenformat, das Computer automatisch lesen und verarbeiten können.

Wichtig ist: Es reicht nicht, eine solche Rechnung auszudrucken und in einen Ordner zu heften. Die digitale Datei selbst muss gespeichert bleiben und darf nachträglich nicht verändert werden. Außerdem muss sie jederzeit wieder auffindbar und lesbar sein - etwa, wenn das Finanzamt sie sehen möchte. In der Praxis übernimmt diese Aufgabe meist eine Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware, die die Dateien automatisch korrekt und sicher ablegt.

Die Archivierungspflicht für E-Rechnungen ist Teil der allgemeinen Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen, die sich aus § 257 HGB und § 147 AO ergeben. Konkretisiert werden die Anforderungen an die digitale Aufbewahrung durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Maßgeblich für eine E-Rechnung im seit dem 1. Januar 2025 geltenden Verständnis ist die europäische Norm EN 16931: ein strukturiertes elektronisches Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Gängige Formate sind die XRechnung (reines XML) und das ZUGFeRD-Format (Hybrid aus PDF und eingebettetem XML).

Anforderungen an die korrekte Archivierung

Zentral ist der Grundsatz der Unveränderbarkeit: Die E-Rechnung muss in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurde. Bei einer XRechnung ist die strukturierte XML-Datei selbst zu archivieren; bei ZUGFeRD müssen sowohl der bildhafte (PDF) als auch der strukturierte (XML) Bestandteil erhalten bleiben. Die GoBD verlangen darüber hinaus Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Die Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar gemacht werden können und für eine Betriebsprüfung verfügbar sein. Ergänzend ist eine Verfahrensdokumentation gefordert, die beschreibt, wie Rechnungen erfasst, verarbeitet, gespeichert und gegen Verlust und Veränderung geschützt werden.

Aufbewahrungsfristen

Eine wichtige Aktualisierung: Durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege - zu denen Rechnungen zählen - von zehn auf acht Jahre verkürzt. Dies gilt für Buchungsbelege, deren Frist beim Inkrafttreten der Neuregelung am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war (verkündet im Bundesgesetzblatt am 29. Oktober 2024). Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Da viele Quellen noch die alte Zehn-Jahres-Frist nennen, lohnt ein prüfender Blick auf die Aktualität. Für bestimmte andere Unterlagen (etwa Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse) gelten weiterhin abweichende Fristen von bis zu zehn Jahren.

Konsequenzen bei Verstößen

Werden Aufbewahrungspflichten verletzt - etwa weil Rechnungen nicht auffindbar, nicht lesbar oder nachträglich verändert wurden -, kann das Finanzamt die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung verwerfen. Mögliche Folgen sind Hinzuschätzungen der Besteuerungsgrundlagen, der Verlust des Vorsteuerabzugs sowie steuerliche Nachteile bei einer Prüfung. Eine ordentliche Archivierung ist somit nicht nur formale Pflicht, sondern auch wirtschaftlicher Selbstschutz.

Für Freelancer, Solo-Selbstständige, Kleinunternehmer und kleine bis mittlere Betriebe bedeutet die Archivierungspflicht seit 2025 vor allem eines: Der Empfang von E-Rechnungen ist Realität, und die eingehenden strukturierten Dateien müssen revisionssicher gespeichert werden.

Ein Beispiel: Eine selbstständige Übersetzerin erhält von einem Geschäftskunden eine XRechnung als XML-Datei. Verlockend wäre es, sich daraus eine übersichtliche PDF erzeugen zu lassen und nur diese abzulegen. Genau das wäre jedoch ein Fehler - aufbewahrt werden muss die originale XML-Datei, denn sie ist das rechtlich maßgebliche Dokument. Wird Jahre später bei einer Betriebsprüfung nur die selbst erstellte PDF vorgelegt, kann die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung infrage gestellt werden.

In der Praxis lösen viele dies über eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware oder ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das die Dateien automatisch GoBD-konform ablegt, mit Zeitstempel versieht und gegen nachträgliche Veränderung schützt. Eine solche Lösung kann den gesamten Lebenszyklus - Erstellen, Versenden, Empfangen und revisionssicheres Archivieren - abdecken und nimmt die manuelle Sorge um Format- und Fristanforderungen ab.