Offene-Posten-Liste

In der Praxis entsteht eine Offene-Posten-Liste meist ganz automatisch: Jede neu erstellte Rechnung erzeugt einen offenen Posten. Sobald der Zahlungseingang erfasst und der Rechnung zugeordnet wird (der sogenannte Zahlungsabgleich oder das "Ausziffern"), verschwindet der Posten aus der Liste oder wird als ausgeglichen markiert. Bei Teilzahlungen bleibt lediglich der Restbetrag stehen.

Ein Beispiel: Eine selbstständige Fotografin stellt im Laufe eines Monats zehn Rechnungen. Sieben Kunden zahlen innerhalb des vereinbarten Zahlungsziels, diese Rechnungen werden ausgeziffert. Drei Posten bleiben offen – einer davon hat das Fälligkeitsdatum bereits um zwei Wochen überschritten. Genau dieser überfällige Posten fällt in der OP-Liste sofort auf und wird zur Grundlage für das weitere Mahnwesen: Zahlungserinnerung, danach gegebenenfalls erste und zweite Mahnung.

Ein typischer Arbeitsablauf

Viele Unternehmer rufen regelmäßig, etwa wöchentlich, die OP-Liste auf, filtern nach überfälligen Posten und starten darauf aufbauend ihren Mahnlauf. Damit ist die Liste das zentrale Instrument des Forderungs- und Liquiditätsmanagements: Sie beantwortet, welche Einnahmen in welchem Zeitraum zu erwarten sind, und schützt davor, Außenstände schlicht zu übersehen. Eine bewährte Faustregel aus der Praxis lautet: Je länger ein Posten offen bleibt, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass er noch vollständig beglichen wird – ein starkes Argument für konsequentes, frühzeitiges Nachhaken.

Für wen ist die OP-Liste Pflicht, für wen praktisch?

Hier lohnt eine Differenzierung: Für bilanzierende Unternehmen mit doppelter Buchführung ist die Offene-Posten-Buchhaltung fester Bestandteil des Systems, da Forderungen bereits mit Rechnungsstellung auf Debitorenkonten gebucht werden. Für Kleinunternehmer und Selbstständige, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen und das Zufluss-Abfluss-Prinzip anwenden, ist eine formale OP-Buchhaltung steuerlich dagegen nicht zwingend vorgeschrieben – hier zählt allein der tatsächliche Zahlungszeitpunkt. Dennoch führen auch viele EÜR-Rechner eine vereinfachte OP-Liste, weil sie schlicht praktisch ist, um den Überblick über unbezahlte Rechnungen zu behalten. Wie weit eine formale OP-Buchhaltung verpflichtend ist, hängt also von der Buchführungsart (EÜR oder Bilanzierung) und der Versteuerungsart (Soll- oder Ist-Versteuerung) ab.

Übrigens: Im internationalen Umfeld taucht die OP-Liste häufig als "Aging Report" oder "Ageing List" auf, weil dort das "Alter" der Forderungen – gestaffelt etwa nach 0-30, 31-60 und 61-90 Tagen Überfälligkeit – im Vordergrund steht. Und zum Jahreswechsel gehört die OP-Liste zu den häufigsten Auswertungen, die der Steuerberater anfordert, um Forderungen korrekt zu bewerten und bei Bedarf Wertberichtigungen vorzunehmen.