Mahnwesen

Manchmal bezahlen Kunden eine Rechnung nicht rechtzeitig. Das Mahnwesen beschreibt alles, was ein Unternehmen unternimmt, um an dieses ausstehende Geld zu kommen. In der Regel beginnt das mit einer freundlichen Erinnerung und steigert sich, wenn nötig, zu deutlicheren Mahnungen. Reagiert der Kunde gar nicht, kann am Ende sogar ein Gericht eingeschaltet werden. Ziel ist es, das eigene Geld zu bekommen, ohne die Beziehung zum Kunden unnötig zu beschädigen.

Das Mahnwesen (auch Forderungsmanagement oder Debitorenmanagement) bezeichnet sämtliche organisatorischen und rechtlichen Maßnahmen zur Beitreibung überfälliger Forderungen und bildet die Schnittstelle zwischen Rechnungsstellung und gerichtlichem Mahnverfahren bzw. Inkasso.

Man unterscheidet das außergerichtliche (kaufmännische) Mahnwesen, das von der ersten Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung reicht und vom gerichtlichen Mahnverfahren über das zuständige Amtsgericht. Zentrale rechtliche Grundlage ist der Zahlungsverzug nach § 286 BGB: Ein Schuldner kommt grundsätzlich durch Mahnung in Verzug - ebenso bereits bei einer kalendermäßig bestimmten Leistungszeit. Daneben tritt nach § 286 Abs. 3 BGB automatisch Verzug ohne Mahnung ein, wenn eine Entgeltforderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Rechnungszugang beglichen wird - bei Verbrauchern allerdings nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen wurde. Diese 30-Tage-Regelung betrifft also den automatischen Verzugseintritt; unabhängig davon kann der Verzug bereits zuvor durch eine Mahnung oder eine kalendermäßig bestimmte Leistungszeit ausgelöst werden.

Mit Verzugseintritt dürfen Verzugszinsen berechnet werden: 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz gegenüber Verbrauchern, 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Geschäften zwischen Unternehmern. Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank festgelegt. Im B2B-Verkehr kommt zusätzlich eine Verzugspauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB in Betracht.

Praktisch relevant ist auch die Verjährung: Die regelmäßige Frist beträgt nach § 195 BGB drei Jahre und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist - wobei bloßes Mahnen die Verjährung nicht hemmt, sondern erst Maßnahmen wie das gerichtliche Mahnverfahren oder eine Klage.

In der unternehmerischen Praxis läuft das Mahnwesen typischerweise in mehreren Eskalationsstufen ab. Am Anfang steht oft eine freundliche Zahlungserinnerung, gefolgt von einer oder mehreren förmlichen Mahnungen mit zunehmend deutlicherem Ton und der Ankündigung weiterer Schritte. Bleibt das erfolglos, kann der Gläubiger ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben.

Ein konkretes Beispiel: Eine selbstständige Grafikdesignerin stellt im März eine Rechnung über 1.800 Euro mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen. Das Geld bleibt aus. Zwei Wochen später schickt sie eine freundliche Zahlungserinnerung per E-Mail. Wieder keine Reaktion. Es folgt eine deutlich formulierte Mahnung, in der sie eine neue Frist setzt und auf mögliche Verzugszinsen hinweist. Erst als auch das ignoriert wird, beantragt sie online über das Portal des elektronischen Mahnverfahrens einen Mahnbescheid. Der Schuldner widerspricht dem Mahnbescheid nicht innerhalb von zwei Wochen, also beantragt sie einen Vollstreckungsbescheid. Auch gegen diesen kann der Schuldner noch innerhalb von zwei Wochen Einspruch einlegen; bleibt auch der aus, wird der Vollstreckungsbescheid rechtskräftig und bildet einen Vollstreckungstitel, der 30 Jahre lang die Zwangsvollstreckung ermöglicht.

Warum das gerade für Selbstständige zählt

Das gerichtliche Mahnverfahren ist in Deutschland weitgehend automatisiert und gilt als eines der am stärksten maschinell bearbeiteten Gerichtsverfahren überhaupt - jährlich werden Millionen von Mahnbescheiden weitgehend automatisch verarbeitet. Für Freelancer und kleine Unternehmen hat ein konsequentes Mahnwesen direkten Einfluss auf die Liquidität: Erhebungen von Wirtschaftsverbänden zeigen regelmäßig, dass verspätete Zahlungen zu den häufigsten Ursachen für Liquiditätsengpässe gehören. Ein strukturiertes Mahnwesen ist daher kein Zeichen von Unfreundlichkeit, sondern professionelles Forderungsmanagement.