Regelbesteuerung

Die Regelbesteuerung ist der Standardfall im deutschen Steuersystem, wenn es um die Umsatzsteuer (umgangssprachlich oft „Mehrwertsteuer“ genannt) geht. Wer ihr unterliegt, schlägt auf seine Rechnungen einen bestimmten Prozentsatz Umsatzsteuer auf - in Deutschland meist 19 % oder ermäßigt 7 %. Dieses Geld gehört aber nicht dem Unternehmen, sondern wird vom Kunden eingesammelt und an das Finanzamt weitergeleitet.

Im Gegenzug darf das Unternehmen die Umsatzsteuer, die es selbst beim Einkauf bezahlt hat (die sogenannte Vorsteuer), gegenrechnen. Unterm Strich wird also nur die Differenz an das Finanzamt gezahlt.

Die Regelbesteuerung greift automatisch - außer man nutzt eine Sonderregelung wie die Kleinunternehmerregelung, bei der keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Vereinfacht gesagt: Regelbesteuerung bedeutet „ganz normal mit Umsatzsteuer arbeiten“.

Die Regelbesteuerung bezeichnet den umsatzsteuerlichen Normalfall nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG): Unternehmer im Sinne des UStG weisen auf ihre Lieferungen und Leistungen Umsatzsteuer aus (regulär 19 %, ermäßigt 7 %), führen diese an das Finanzamt ab und machen im Gegenzug die Vorsteuer aus betrieblichen Eingangsrechnungen geltend - sofern diese den Anforderungen des § 14 UStG entsprechen. Abgeführt wird letztlich nur die Zahllast als Differenz zwischen eingenommener und gezahlter Umsatzsteuer.

Die Regelbesteuerung greift automatisch, sofern nicht die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch genommen wird oder werden kann. Seit dem 1. Januar 2025 gelten dafür angehobene Grenzen: Die Kleinunternehmerregelung ist nutzbar, wenn der Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (zuvor 22.000 / 50.000 Euro). Wer diese Grenzen überschreitet oder freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, unterliegt der Regelbesteuerung. Wird die obere Jahresgrenze von 100.000 Euro unterjährig überschritten, beginnt die Regelbesteuerung dabei nicht erst zu Beginn des Folgejahres, sondern bereits ab dem Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird. Eine freiwillige Option zur Regelbesteuerung bindet grundsätzlich für fünf Kalenderjahre.

In der Praxis bringt die Regelbesteuerung laufende Pflichten mit sich: die regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldung (monatlich, vierteljährlich oder jährlich, abhängig von der Steuerlast des Vorjahres) per ELSTER sowie die jährliche Umsatzsteuererklärung.

Begriffliche Abgrenzung

„Regelbesteuerung“ ist primär ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht und steht im direkten Gegensatz zur Kleinunternehmerregelung. Der Begriff taucht allerdings auch in anderen steuerlichen Kontexten auf - etwa in der Land- und Forstwirtschaft als Gegenstück zur Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG oder bei Kapitalerträgen im Verhältnis zur Abgeltungsteuer. Im Kontext von Selbstständigkeit und kleinen Unternehmen ist jedoch nahezu immer die umsatzsteuerliche Regelbesteuerung im Gegensatz zur Kleinunternehmerregelung gemeint.

Wie sich die Regelbesteuerung konkret auswirkt, zeigt das Beispiel einer frisch gegründeten Webdesignerin. In ihrem ersten Jahr investiert sie kräftig: ein neuer Rechner, professionelle Software und Büroausstattung schlagen mit 5.000 Euro netto zu Buche - plus 950 Euro Umsatzsteuer (19 %).

Hätte sie sich für die Kleinunternehmerregelung entschieden, wären diese 950 Euro endgültig verloren. Weil sie aber zur Regelbesteuerung optiert, kann sie die 950 Euro als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen. Gerade in der investitionsintensiven Startphase ist das ein spürbarer Liquiditätsvorteil - einer der Hauptgründe, warum sich Gründer trotz unterschrittener Umsatzgrenze bewusst für die Regelbesteuerung entscheiden.

So sieht der Alltag aus

Auf jeder ihrer Rechnungen weist sie nun den Nettobetrag, den Steuersatz, den Steuerbetrag und den Bruttobetrag aus. Verkauft sie ein Projekt für 2.000 Euro netto, stellt sie 2.380 Euro in Rechnung - die 380 Euro Umsatzsteuer legt sie sofort beiseite, denn dieses Geld gehört nicht ihr. Regelmäßig übermittelt sie über ELSTER ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung und führt die Differenz zwischen eingenommener und gezahlter Umsatzsteuer ab.

Da ihre Kunden überwiegend Geschäftskunden sind, stört der Umsatzsteuerausweis niemanden: Diese ziehen den Betrag selbst als Vorsteuer ab. Bei reiner Privatkundschaft (B2C) sähe die Rechnung anders aus - dort wirkt das Angebot durch die aufgeschlagene Umsatzsteuer teurer oder schmälert die Marge.

Den Verwaltungsaufwand - Voranmeldungen, saubere Buchführung, Trennung der Steueranteile - nimmt sie in Kauf. Eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware übernimmt dabei den korrekten Steuerausweis, erfasst die Vorsteuer aus Eingangsrechnungen, bereitet die Voranmeldung vor und trennt die Umsatzsteueranteile sauber, sodass sie ihre Liquidität jederzeit im Blick behält.

Hinweis: Umsatzgrenzen und Verfahrensdetails sind gesetzlich geregelt, ändern sich aber gelegentlich (zuletzt deutlich zum 1.1.2025). Im Zweifel sollte stets der aktuelle Rechtsstand geprüft oder eine Steuerberatung hinzugezogen werden.