Wirtschafts-Identifikationsnummer

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer – kurz W-IdNr. oder WID – ist eine Art Ausweisnummer für alle, die wirtschaftlich tätig sind: also für Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler. Mit ihr lässt sich eine wirtschaftliche Tätigkeit gegenüber dem Finanzamt und anderen Behörden eindeutig zuordnen.

Man kann sich das ähnlich wie bei einer Person vorstellen: So wie jeder Bürger eine persönliche Steuer-Identifikationsnummer hat, soll die W-IdNr. das passende Gegenstück für den geschäftlichen Bereich sein.

Um diese Nummer muss sich niemand selbst kümmern. Sie wird automatisch vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) vergeben und mitgeteilt – ein Antrag ist nicht nötig. Die Zuteilung läuft seit November 2024 nach und nach an, verteilt über einen längeren Zeitraum.

Die Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) ist ein nach § 139c der Abgabenordnung (AO) geregeltes, bundeseinheitliches und dauerhaftes Identifikationsmerkmal für wirtschaftlich Tätige. Vergeben wird sie vom Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) mit dem Ziel, Unternehmen, Selbstständige und Freiberufler gegenüber Finanzbehörden und weiteren Verwaltungsstellen eindeutig zu identifizieren.

Aufbau der Nummer

Die W-IdNr. folgt einem festen Schema: Sie beginnt mit dem Länderkürzel „DE", gefolgt von neun Ziffern und einem fünfstelligen Unterscheidungsmerkmal (Beispiel: DE123456789-00001). Das Grundkennzeichen aus „DE" und neun Ziffern ist identisch mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern bereits eine solche vorhanden ist. Liegt noch keine USt-IdNr. vor, wird für das Grundkennzeichen eine neue Ziffernfolge vergeben. Das angehängte fünfstellige Unterscheidungsmerkmal dient dazu, einzelne wirtschaftliche Tätigkeiten oder Betriebe einer Person voneinander abzugrenzen.

Einordnung und Zweck

Die W-IdNr. ist Teil eines größeren Digitalisierungsvorhabens der Verwaltung. Sie steht im Zusammenhang mit dem Unternehmensbasisdatenregister und dem sogenannten Once-Only-Prinzip, nach dem Unternehmen Stammdaten nur einmal an Behörden übermitteln sollen, statt sie bei jeder Stelle erneut anzugeben. Langfristig soll die Nummer zu einem zentralen Ordnungsmerkmal werden und die Vielzahl unterschiedlicher Nummern reduzieren.

Bemerkenswert: Die rechtliche Grundlage existiert bereits seit 2003 – die tatsächliche Umsetzung ließ jedoch über zwei Jahrzehnte auf sich warten. Die Vergabe hat erst im November 2024 begonnen und wird stufenweise bis voraussichtlich 2026 ausgerollt, da mehrere Millionen wirtschaftlich Tätige betroffen sind. Dabei erhalten nicht alle bereits Betroffenen ihre Nummer gleichzeitig, sondern nach und nach.

Wie die W-IdNr. künftig im Alltag genutzt werden könnte, lässt sich an einem Beispiel zeigen. Nehmen wir eine selbstständige Fotografin, die ihr Studio vergrößern möchte. Sie beantragt eine Förderung für neue Ausstattung, meldet den Umzug in größere Räume und erhält kurz darauf eine statistische Abfrage einer Behörde. Bisher musste sie bei jedem dieser Vorgänge ihre Stammdaten – Name, Anschrift, Tätigkeit – erneut angeben und je nach Stelle mal die Steuernummer, mal die USt-IdNr. oder eine andere Registernummer heraussuchen.

Mit der W-IdNr. soll sich das vereinfachen: Sie trägt in den Formularen nur noch ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer ein. Darüber lassen sich ihre Basisdaten eindeutig zuordnen und – soweit rechtlich vorgesehen – aus einem zentralen Register abrufen, statt jedes Mal neu abgefragt zu werden. Ändert sich ihre Anschrift, muss sie das im Idealfall nur noch an einer Stelle melden. Eröffnet sie später zusätzlich einen kleinen Onlineshop als zweiten Betrieb, hält das fünfstellige Unterscheidungsmerkmal hinter dem Grundkennzeichen beide Tätigkeiten auseinander.

Ihre Steuernummer und ihre USt-IdNr. behalten dabei vorerst ihre Gültigkeit, und auch ihre Rechnungen muss sie derzeit nicht anders aufbauen: Die bisherigen Pflichtangaben gelten unverändert.

Was sich perspektivisch ändert

Konkret heißt das für Selbstständige, Freiberufler und Unternehmen: Zum jetzigen Zeitpunkt ist kein aktives Handeln nötig. Die Zuteilung erfolgt automatisch und gestaffelt über mehrere Jahre hinweg, weil mehrere Millionen wirtschaftlich Tätige betroffen sind.

Mit der Zeit dürfte die W-IdNr. jedoch häufiger auftauchen – etwa in Formularen, in der Kommunikation mit Behörden und möglicherweise auf Geschäftsdokumenten. Für den Buchführungs- und Rechnungsalltag gilt: Zwar könnten sich die Angaben auf geschäftlichen Dokumenten perspektivisch verändern, doch die aktuellen Pflichtangaben auf Rechnungen bleiben zunächst bestehen.