Inkasso

Inkasso heißt: Geld eintreiben, das einem zusteht. Wenn ein Kunde eine Rechnung trotz Fälligkeit und meist auch trotz Mahnung nicht bezahlt, kann das offene Geld professionell eingefordert werden - entweder vom Unternehmen selbst oder durch ein spezialisiertes Inkassounternehmen.

Der Begriff stammt vom italienischen „incasso“, was so viel wie „Einkassieren“ bedeutet. Im Kern geht es immer darum, dass jemand das Geld erhält, das ihm zusteht, das aber bisher nicht gezahlt wurde. Inkasso ist also der Schritt, der folgt, wenn freundliches Erinnern nicht ausreicht.

Inkasso umfasst die Einziehung offener, fälliger Forderungen und setzt in der Regel Zahlungsverzug des Schuldners voraus. Man unterscheidet das vorgerichtliche (außergerichtliche) Inkasso - etwa durch Mahnschreiben, Telefonate und Zahlungsvereinbarungen - vom gerichtlichen Inkasso, bei dem über das gerichtliche Mahnverfahren oder eine Klage ein vollstreckbarer Titel (z. B. ein Vollstreckungsbescheid) erwirkt wird. Erst mit einem solchen Titel kann eine Zwangsvollstreckung durch einen Gerichtsvollzieher erfolgen.

Rechtlich relevant sind in Deutschland insbesondere das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG), das Inkassodienstleistungen reguliert, sowie das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), das die Grundlagen zu Verzug, Verzugszinsen und Schadensersatz regelt. Registrierte Inkassodienstleister müssen im Rechtsdienstleistungsregister eingetragen sein.

Wer trägt die Kosten?

Befindet sich der Schuldner im Verzug, kann der Gläubiger die berechtigten Inkassokosten grundsätzlich als Verzugsschaden ersetzt verlangen (§ 280, § 286 BGB). Die Höhe der erstattungsfähigen Inkassokosten ist gesetzlich gedeckelt: Sie darf die Kosten, die ein Rechtsanwalt nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG) berechnen dürfte, nicht übersteigen. Diese Deckelung wurde durch das „Gesetz zur Verbesserung des Verbraucherschutzes im Inkassorecht“ (überwiegend 2021 in Kraft getreten) verschärft. Im Geschäftsverkehr (B2B) kann zudem eine Verzugspauschale von 40 Euro geltend gemacht werden (§ 288 Abs. 5 BGB) - diese ist allerdings auf einen eventuell zu ersetzenden Rechtsverfolgungsschaden anzurechnen.

Verjährung beachten

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre, beginnend mit dem Ende des Jahres, in dem die Forderung entstand. Verjährte Forderungen sind nicht mehr durchsetzbar, sobald der Schuldner die Verjährungseinrede erhebt - ein wichtiger Grund, offene Posten nicht zu lange liegen zu lassen.

Hinweis: Konkrete Gebührenhöhen (etwa RVG-basierte Inkassokosten) hängen von Streitwert und Einzelfall ab und ändern sich mit den Gebührentabellen. Auch die Regeln zu Einträgen bei Auskunfteien unterliegen datenschutzrechtlichen Vorgaben und der laufenden Rechtsprechung. Dieser Eintrag bietet eine grundsätzliche Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen wird Inkasso vor allem dann zum Thema, wenn Kunden nicht zahlen. Ein typischer Ablauf kann so aussehen:

Eine Fotografin stellt einem Geschäftskunden nach einem Auftrag eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen. Die Frist verstreicht ohne Zahlungseingang. Spätestens jetzt beginnt das eigene Mahnwesen: eine freundliche Zahlungserinnerung, gefolgt von einer förmlichen Mahnung. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, tritt Zahlungsverzug ein - entweder durch die Mahnung oder automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (bei Verbrauchern allerdings nur, wenn in der Rechnung auf diese Folge hingewiesen wurde, § 286 Abs. 3 BGB).

Reagiert der Kunde auch dann nicht, kann ein Inkassounternehmen oder ein Rechtsanwalt beauftragt werden. Im äußersten Fall folgt das gerichtliche Mahnverfahren mit anschließender Zwangsvollstreckung.

Erst das eigene Mahnwesen, dann Inkasso

Bevor ein externes Inkasso beauftragt wird, lohnt sich ein gut strukturiertes eigenes Mahnwesen, denn viele Zahlungen gehen schon nach einer freundlichen Erinnerung ein. Nicht umsonst gilt der Satz „Wer zuerst mahnt, wird zuerst bezahlt“: Bei knapper Kasse bedient ein Schuldner tendenziell die Gläubiger zuerst, die am professionellsten und beständigsten nachfassen. Interessant dabei: Die häufigste Ursache für Zahlungsausfälle ist nicht Betrug, sondern schlicht Zahlungsunfähigkeit oder Nachlässigkeit.