Mahnfrist

Die Mahnfrist ist die Frist, die in einer Mahnung gesetzt wird. Wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Rechnung nicht bezahlt hat, kann eine Mahnung verschickt werden. Darin steht meist ein Satz wie: „Bitte begleichen Sie den offenen Betrag bis zum [Datum].“ Genau dieser eingeräumte Zeitraum bis zum genannten Datum ist die Mahnfrist.

Sie ist also eine Art letzte Erinnerung mit klarer Frist, bevor weitere Schritte folgen. Eine feste gesetzliche Länge gibt es nicht - in der Praxis sind 7 bis 14 Tage üblich und gelten meist als fair.

Die Mahnfrist bezeichnet den Zeitraum, den ein Gläubiger seinem Schuldner innerhalb einer Mahnung einräumt, um eine offene Forderung zu begleichen, bevor weitere Schritte eingeleitet werden. Gesetzlich ist keine konkrete Tageszahl festgeschrieben; verlangt wird lediglich eine „angemessene“ Frist, deren Länge vom Einzelfall, der Branche und der Höhe der Forderung abhängt. Als Praxiswerte gelten 7 bis 14 Tage.

Zentrale Rechtsgrundlage ist § 286 BGB. Wichtig: Eine Mahnung ist zwar grundsätzlich erforderlich, um den Schuldner in Verzug zu setzen, jedoch nicht in jedem Fall. Nach § 286 Abs. 3 BGB gerät der Schuldner einer Geldforderung automatisch in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt. Bei Unternehmern tritt dieser automatische Verzug auch ohne ausdrücklichen Hinweis ein; gegenüber Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel hingegen nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen wurde. Eine Mahnung mit Mahnfrist ist daher rechtlich oft gar nicht zwingend nötig, um Verzug auszulösen, in der Praxis aber üblich und zur Wahrung der Geschäftsbeziehung sinnvoll. Die 30-Tage-Regel ist dabei eher ein Auffangtatbestand: In der Praxis lösen eine Mahnung oder ein vereinbartes bzw. kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel den Verzug meist schon früher aus.

Darüber hinaus kann eine Mahnung von vornherein entbehrlich sein (§ 286 Abs. 2 BGB), etwa bei einem kalendermäßig bestimmten Zahlungsdatum („zahlbar bis 15.03.“) oder wenn der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert. Befindet sich der Schuldner bereits in Verzug, fallen Verzugszinsen und Verzugsschäden ab Verzugseintritt an - unabhängig davon, dass in der Mahnung noch eine weitere Frist gesetzt wird.

Ein typischer Ablauf sieht in der Praxis so aus: Eine selbstständige Grafikerin stellt eine Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen. Bleibt die Zahlung aus, folgt häufig zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung mit einer neuen, kurzen Frist von etwa 7 bis 10 Tagen. Reagiert der Kunde weiterhin nicht, folgen eine oder mehrere Mahnungen mit erneuter Mahnfrist - oft mit zunehmend deutlicherem Ton und Hinweis auf Verzugszinsen und weitere Kosten.

Für Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen ist dabei besonders relevant: Ab Verzugseintritt dürfen Verzugszinsen berechnet werden. Bei Geschäften zwischen Unternehmern (B2B) liegen diese bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, bei Geschäften mit Verbrauchern bei 5 Prozentpunkten darüber. Zusätzlich darf bei B2B-Geschäften eine Pauschale von 40 Euro für Beitreibungskosten geltend gemacht werden (§ 288 Abs. 5 BGB) - ein oft übersehener Anspruch, der gerade kleinen Unternehmen zusteht. Sie steht allerdings nicht in jedem Fall „on top“: Wird daneben ein Verzugsschaden für Rechtsverfolgungskosten (etwa Anwaltskosten) geltend gemacht, ist die Pauschale darauf anzurechnen (§ 288 Abs. 5 S. 3 BGB).

So wird eine Mahnung wirksam gestaltet

Eine wirksame Mahnung sollte enthalten: eine eindeutige Bezugnahme auf die offene Rechnung (Rechnungsnummer, Datum, Betrag), eine klare Zahlungsaufforderung, eine konkrete und angemessene Mahnfrist mit kalendarischem Datum sowie gegebenenfalls Hinweise auf die Verzugsfolgen. Ein konkretes Datum („bis zum 28.03.2025“) ist einer relativen Angabe („innerhalb von 10 Tagen“) vorzuziehen, da Letzteres zu Streit über den Fristbeginn führen kann.

Wissenswertes am Rande

Der Begriff „Mahnung“ leitet sich vom althochdeutschen „manōn“ ab, was so viel wie „erinnern, ermahnen“ bedeutet - ursprünglich also gar nicht so drohend gemeint, wie es heute oft empfunden wird. Das gerichtliche Mahnverfahren läuft in Deutschland weitgehend automatisiert über zentrale Mahngerichte und den bekannten gelben Mahnbescheid - pro Jahr werden Millionen solcher Verfahren bearbeitet.

Viele Selbstständige scheuen sich, überhaupt zu mahnen, aus Angst, Kunden zu verlieren. Die Praxis zeigt jedoch: Ein professionelles, sachliches Mahnwesen wird von zahlungswilligen Kunden meist akzeptiert - und schützt die eigene Liquidität. Übrigens kann eine Mahnung grundsätzlich auch mündlich, etwa telefonisch, erfolgen. Aus Beweisgründen ist die schriftliche Form (oder per E-Mail) jedoch dringend zu empfehlen.