Handelsregister

Das Handelsregister ist eine Art offizielles Verzeichnis, das von den Amtsgerichten geführt wird. Darin stehen wichtige Informationen über Unternehmen: zum Beispiel, wie ein Unternehmen rechtlich heißt, wo es seinen Sitz hat, wer es nach außen vertreten darf und wie es um die Haftung bestellt ist.

Der Sinn dahinter ist einfach: Jeder soll nachschauen können, wer hinter einem Unternehmen steckt. Das schafft Vertrauen und Sicherheit im Geschäftsverkehr. Seit 2007 wird das Register elektronisch geführt und kann online eingesehen werden – seit August 2022 sogar kostenlos.

Eine beruhigende Nachricht vorweg: Nicht jeder, der selbstständig arbeitet, muss sich eintragen lassen. Viele Kleingewerbetreibende und Freiberufler (etwa Ärzte, Rechtsanwälte oder Journalisten) stehen gar nicht im Handelsregister.

Das Handelsregister ist ein öffentliches, amtliches Verzeichnis, das von den Amtsgerichten als Registergerichten geführt wird. Seine rechtliche Grundlage findet sich vor allem im Handelsgesetzbuch (§§ 8 ff. HGB) sowie in der Handelsregisterverordnung (HRV). Es erfüllt primär eine Publizitäts- und Schutzfunktion und schafft damit Rechtssicherheit und Transparenz im Geschäftsverkehr.

Aufbau in zwei Abteilungen

Das Register gliedert sich in Abteilung A (HRA) für Einzelkaufleute (e.K.) und Personengesellschaften wie OHG und KG sowie Abteilung B (HRB) für Kapitalgesellschaften wie GmbH, UG (haftungsbeschränkt) und AG. Die Registernummer (z. B. „HRB 12345") gibt damit bereits Auskunft über die Rechtsform-Kategorie.

Eingetragene Inhalte

Eingetragen werden unter anderem die Firma (der rechtliche Name des Unternehmens), Sitz und Geschäftsanschrift, Unternehmensgegenstand, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen (Geschäftsführer, Vorstand, Prokuristen), bei Kapitalgesellschaften das Stamm- bzw. Grundkapital sowie Haftungsbeschränkungen. Auch spätere Änderungen wie ein Geschäftsführerwechsel, eine Sitzverlegung, eine Kapitalerhöhung oder die Auflösung sind einzutragen.

Wer muss sich eintragen lassen?

Eintragungspflichtig sind Ist-Kaufleute im Sinne des HGB, also Gewerbetreibende, deren Betrieb nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, sowie stets Kapitalgesellschaften und Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG). Nicht eintragungspflichtig sind dagegen Kleingewerbetreibende ohne kaufmännischen Geschäftsbetrieb und Freiberufler, die rechtlich nicht als Gewerbetreibende und damit nicht als Kaufleute gelten. Kleingewerbetreibende können sich jedoch freiwillig eintragen lassen und werden damit zum Kann-Kaufmann mit allen Rechten und Pflichten (§ 2 HGB). Eine starre Umsatzgrenze gibt es dabei nicht – maßgeblich ist eine Gesamtbetrachtung aus Umsatz, Mitarbeiterzahl, Geschäftsvolumen und Komplexität, weshalb die Einstufung im Einzelfall Auslegungssache ist.

Rechtswirkung und öffentlicher Glaube

Die Eintragung wirkt je nach Rechtsform unterschiedlich: Bei Kapitalgesellschaften ist sie konstitutiv (rechtsbegründend) – eine GmbH entsteht als juristische Person erst mit der Eintragung, davor spricht man von einer „GmbH in Gründung" (GmbH i. G.). Bei Personenhandelsgesellschaften wie der OHG ist sie häufig lediglich deklaratorisch, bestätigt also einen bereits bestehenden Zustand. Zentral ist zudem der öffentliche Glaube nach § 15 HGB: Eingetragene und bekannt gemachte Tatsachen gelten gegenüber Dritten als bekannt, und gutgläubige Dritte dürfen sich auf den eingetragenen Stand verlassen. Wer eine eintragungspflichtige Tatsache nicht einträgt, kann sich gegenüber gutgläubigen Dritten nicht darauf berufen.

Wie sich eine Handelsregistereintragung konkret auswirkt, zeigt ein Blick auf ein wachsendes Unternehmen.

Angenommen, eine Einzelhändlerin betreibt zunächst einen kleinen Onlineshop als Kleingewerbe. Solange der Betrieb überschaubar bleibt, muss sie sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen und darf ihre Gewinne einfach per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln. Mit der Zeit wächst das Geschäft jedoch: Mehr Umsatz, mehrere Angestellte, Lagerhaltung und ein eigenes Warenwirtschaftssystem. Nun erfordert der Betrieb einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb – sie wird damit zur Ist-Kauffrau und muss sich eintragen lassen.

Was sich mit der Eintragung ändert

Für die Anmeldung zum Handelsregister ist gesetzlich eine öffentlich beglaubigte Form vorgeschrieben (§ 12 HGB), weshalb sie in der Praxis in der Regel über einen Notar läuft: Dieser beglaubigt die Unterschrift und übermittelt die Anmeldung elektronisch an das Registergericht. Dabei fallen Notar- und Gerichtsgebühren an, deren Höhe sich nach Rechtsform und Umfang richtet. Bei einer einfachen Einzelkaufmann-Eintragung bleiben die Kosten überschaubar, bei einer GmbH-Gründung liegen sie deutlich höher – konkrete Beträge schwanken jedoch je nach Einzelfall.

Nach der Eintragung ändern sich auch die Pflichten: Statt der einfachen EÜR gilt nun die doppelte Buchführung mit Jahresabschluss (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung) nach HGB. Und besonders relevant für den Rechnungsalltag: Auf Geschäftsbriefen und Rechnungen müssen nun bestimmte Pflichtangaben stehen – etwa die Firma, die Rechtsform, der Sitz, das zuständige Registergericht und die Handelsregisternummer, bei Kapitalgesellschaften zusätzlich die Namen der Geschäftsführer. Fehlen diese Angaben, drohen Ordnungsgelder. Wer im Handelsregister steht, muss seine Rechnungen also entsprechend korrekt gestalten.