GuV (Gewinn- und Verlustrechnung)

Die Gewinn- und Verlustrechnung - kurz GuV - beantwortet eine einfache Frage: Hat ein Unternehmen in einem bestimmten Zeitraum (meist ein Jahr) Gewinn gemacht oder Verlust?

Dafür werden zwei Dinge gegenübergestellt: alles, was das Unternehmen eingenommen hat (die Erträge, z. B. Umsätze) und alles, was es gekostet hat (die Aufwendungen, z. B. Material, Gehälter, Miete). Bleibt am Ende ein Plus, spricht man von einem Gewinn (Jahresüberschuss). Bleibt ein Minus, ist es ein Verlust (Jahresfehlbetrag).

Die GuV ist gewissermaßen die Geschichte eines Geschäftsjahres: Sie zeigt nicht nur, wie viel am Ende übrig blieb, sondern auch, wie dieses Ergebnis zustande kam. Sie gehört - gemeinsam mit der Bilanz - zum Jahresabschluss und ist damit ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung von Unternehmen, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind.

Die Gewinn- und Verlustrechnung ist die periodengerechte Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen eines Unternehmens und ergibt als Saldo den Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag. Gesetzlich verankert ist sie in § 242 Abs. 2 HGB; gemeinsam mit der Bilanz bildet sie den Jahresabschluss der Kaufleute. Bei Kapitalgesellschaften treten ein Anhang und - ab bestimmten Größenklassen - ein Lagebericht hinzu.

Anders als die Bilanz, die als Momentaufnahme Bestandsgrößen (Vermögen und Schulden) zu einem Stichtag abbildet, erfasst die GuV Stromgrößen über einen Zeitraum hinweg. Salopp formuliert: Die Bilanz zeigt, was vorhanden ist, die GuV zeigt, wie es zustande kam.

Gesetzliche Grundlagen und Gliederung

Maßgeblich sind insbesondere § 242 HGB (Aufstellungspflicht), § 246 HGB (Vollständigkeit aller Aufwendungen und Erträge), § 252 HGB (allgemeine Bewertungsgrundsätze wie Periodenabgrenzung und Vorsichtsprinzip) sowie § 275 HGB (Gliederungsvorschriften für Kapitalgesellschaften). Die GuV wird grundsätzlich in Staffelform aufgestellt, also untereinander statt in Kontoform gegenübergestellt - für Kapitalgesellschaften ist dies vorgeschrieben.

§ 275 HGB lässt zwei Verfahren zu:

• Gesamtkostenverfahren (GKV): Sämtliche in der Periode angefallenen Aufwendungen werden den Erträgen gegenübergestellt - unabhängig davon, ob die produzierten Güter auch verkauft wurden. Bestandsveränderungen an fertigen und unfertigen Erzeugnissen werden berücksichtigt. In Deutschland weit verbreitet.
• Umsatzkostenverfahren (UKV): Erfasst werden nur die Aufwendungen, die den tatsächlich verkauften Produkten zuzurechnen sind (Herstellungskosten der verkauften Leistungen). Es ist nach § 275 HGB ebenfalls zulässig, international (etwa nach IFRS) jedoch besonders gebräuchlich.

Beide Verfahren führen zum identischen Jahresergebnis, unterscheiden sich aber in Aufbau und Aussagekraft der Zwischensummen.

Wichtige Positionen (vereinfacht)

• Umsatzerlöse
• Sonstige betriebliche Erträge
• Materialaufwand bzw. Herstellungskosten
• Personalaufwand
• Abschreibungen
• Sonstige betriebliche Aufwendungen
• Finanzergebnis (Zinserträge und -aufwendungen)
• Steuern
• = Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag

Wer ist verpflichtet?

Zur GuV verpflichtet sind alle, die der doppelten Buchführung unterliegen: im Handelsregister eingetragene Kaufleute, Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG) ausnahmslos sowie Gewerbetreibende, die die Schwellenwerte des § 141 AO überschreiten. Diese Grenzen wurden in den letzten Jahren mehrfach angehoben (zuletzt mehr als 80.000 € Gewinn oder mehr als 800.000 € Umsatz im Kalenderjahr) - der jeweils aktuell gültige Stand sollte stets geprüft werden. Eine Ausnahme gilt zudem für Einzelkaufleute: Bleiben sie an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen unter den Schwellen des § 241a HGB (nicht mehr als 80.000 € Gewinn bzw. 800.000 € Umsatz), sind sie von der handelsrechtlichen Buchführungs- und damit GuV-Pflicht befreit. Nicht verpflichtet sind Freiberufler (unabhängig von der Höhe ihrer Einkünfte) sowie Kleingewerbetreibende unterhalb dieser Schwellen; sie dürfen die EÜR nutzen.

Aus der GuV lassen sich zentrale Kennzahlen ableiten, etwa die Umsatzrendite oder das EBIT (Ergebnis vor Zinsen und Steuern). Eine historische Randnotiz: Das Prinzip der doppelten Buchführung gilt als eine der einflussreichsten Erfindungen der Wirtschaftsgeschichte - der Mönch und Mathematiker Luca Pacioli beschrieb es 1494 und gilt seither oft als „Vater der Buchhaltung“, auch wenn venezianische Kaufleute die Methode schon zuvor praktizierten.

Stellen Sie sich einen kleinen Möbelbetrieb vor, der im Laufe des Jahres zur GuV verpflichtet ist. Über zwölf Monate verbucht er Umsätze aus verkauften Tischen und Regalen, dazu Ausgaben für Holz, Gehälter, Werkstattmiete und die Abschreibung der Maschinen. Erst wenn am Jahresende all diese Erträge und Aufwendungen untereinander aufgereiht und saldiert werden, zeigt sich „unter dem Strich“, ob ein Gewinn oder ein Verlust steht.

Genau diese Redewendung stammt übrigens aus der Buchhaltung: Was am Ende der GuV verbleibt, steht buchstäblich unter dem letzten Strich.

Bemerkenswert ist, dass die GuV oft mehr über die „Gesundheit“ eines Unternehmens verrät als der reine Umsatz: Ein Betrieb mit Millionenumsatz kann rote Zahlen schreiben, während ein kleiner Möbelbauer hochprofitabel arbeitet. Deshalb ist die GuV im Alltag ein vielgefragtes Dokument:

• Banken verlangen bei Kreditanfragen häufig die GuV der letzten Jahre, um die Ertragslage zu beurteilen.
• Investoren und Geschäftspartner nutzen sie, um die Wirtschaftlichkeit einzuschätzen.
• Kapitalgesellschaften müssen ihren Jahresabschluss - inklusive GuV bzw. je nach Größenklasse Teilen davon - im Unternehmensregister offenlegen. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen die GuV nach § 326 HGB von der Offenlegung ausnehmen.

Praktischer Nutzen mit einer Buchhaltungssoftware

Wer laufend sauber bucht, muss die GuV am Jahresende nicht mühsam von Hand zusammenstellen. Eine Rechnungs- und Buchhaltungssoftware bereitet aus den erfassten Geschäftsvorfällen automatisch die nötigen Daten auf: Für EÜR-Nutzer entsteht die EÜR, für buchführungspflichtige Unternehmen die Basis für GuV und Bilanz. Entscheidend ist dabei die korrekte Zuordnung der einzelnen Geschäftsvorfälle.

Ein zusätzlicher Mehrwert: Eine unterjährige BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung) auf Basis der laufenden Buchhaltung gibt schon lange vor dem Jahresabschluss einen Eindruck von der Ertragslage - und damit die Möglichkeit, frühzeitig gegenzusteuern.