Proformarechnung

Eine Proformarechnung sieht aus wie eine normale Rechnung, ist aber keine. Sie wird nicht ausgestellt, um Geld einzufordern, sondern um den Wert einer Ware oder die voraussichtlichen Kosten einer Leistung schon vorab mitzuteilen. Man nutzt sie zum Beispiel, wenn ein Kunde per Vorkasse zahlen soll und die Zahlung intern vorbereiten möchte, oder wenn ein Warenmuster ins Ausland verschickt wird und der Zoll wissen muss, welchen Wert die Sendung hat. Wichtig ist: Aus einer Proformarechnung entstehen keine steuerlichen Pflichten oder Rechte - die eigentliche Rechnung folgt erst, wenn tatsächlich bezahlt und geleistet wird.

Die Proformarechnung (lateinisch „pro forma“ = „der Form halber“) gleicht im Aufbau und Erscheinungsbild einer regulären Rechnung, entfaltet jedoch keine umsatzsteuerrechtliche oder zahlungsrechtliche Wirkung. Sie ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und fordert den Empfänger nicht im klassischen Sinne zur Zahlung auf, sondern dient als unverbindliche Vorab-Information über den Wert einer Lieferung oder Leistung, über zu erwartende Kosten oder über den Inhalt einer Sendung.

Typische Einsatzzwecke sind die Ankündigung von Zahlungen bei Vorkasse, die Wertdeklaration von Waren bei der Zollabwicklung im internationalen Handel, die Übersendung kostenloser Muster oder Ersatzlieferungen sowie der Kostennachweis bei der Beantragung von Fördermitteln oder Krediten. Es handelt sich nicht um einen gesetzlich klar definierten Begriff des deutschen Steuerrechts, sondern um eine etablierte kaufmännische Praxis, die je nach Kontext (Zoll, Außenhandel, Vorab-Kommunikation) unterschiedlich genutzt wird.

Steuerlich besonders relevant: Ein offener Umsatzsteuerausweis ohne dahinterstehende steuerpflichtige Leistung kann die Problematik des unberechtigten Steuerausweises nach § 14c UStG auslösen, wodurch die ausgewiesene Steuer gegenüber dem Finanzamt geschuldet werden könnte. Daher wird vielfach empfohlen, auf einer Proformarechnung keine Umsatzsteuer auszuweisen oder deutlich kenntlich zu machen, dass keine umsatzsteuerliche Rechnung vorliegt. Hinzu kommt, dass gerade in den typischen Einsatzfeldern - etwa bei innergemeinschaftlichen Lieferungen oder Ausfuhren ins Drittland - ohnehin regelmäßig keine deutsche Umsatzsteuer auszuweisen ist, sodass sich die Frage eines Steuerausweises hier häufig gar nicht erst stellt. Die Auslegung von § 14c UStG in diesem Kontext ist aber in der Praxis nicht völlig einheitlich - im Zweifel empfiehlt sich steuerliche Beratung.

Wie die Proformarechnung in der Praxis aussieht, lässt sich an drei typischen Situationen gut nachvollziehen.

Eine Freelancerin gewinnt einen Neukunden, der per Vorkasse zahlen soll. Bevor die Leistung erbracht wird, stellt sie eine Proformarechnung aus, damit die Buchhaltung des Kunden die anstehende Zahlung intern freigeben und vorbereiten kann. Erst nach Zahlungseingang und erbrachter Leistung folgt die ordentliche Rechnung mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Ein Online-Händler verschickt Warenmuster ins Ausland. Diese haben keinen Kaufpreis, besitzen aber dennoch einen deklarierbaren Wert. Damit die Sendung nicht am Zoll hängenbleibt, legt er eine Proformarechnung bei - häufig mit Angaben wie Warenwert, Ursprungsland und Zolltarifnummer (HS-Code). Hier dient das Dokument ausdrücklich der Wertdeklaration und nicht der Bezahlung. Es ist damit das unverbindliche Pendant zur Handelsrechnung (Commercial Invoice).

Ein Gründer wiederum benötigt für eine geplante Anschaffung ein Darlehen oder eine Förderung. Er reicht eine vom Lieferanten ausgestellte Proformarechnung als Kostennachweis bei Bank oder Fördermittelgeber ein - ein belastbarer Beleg über die voraussichtlichen Kosten, ohne dass bereits eine Zahlung fällig wäre.

Worauf bei den Inhalten zu achten ist

Auch wenn keine gesetzlichen Pflichtangaben bestehen, orientiert sich eine Proformarechnung am Aufbau einer echten Rechnung: deutliche Kennzeichnung als „Proformarechnung“, Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Beschreibung der Waren oder Leistungen, Mengen- und Wertangaben, gegebenenfalls Zollangaben sowie das Ausstellungsdatum. Entscheidend ist die klare Kennzeichnung als Proformarechnung - so bleibt die Abgrenzung zur echten Rechnung jederzeit eindeutig.