Lieferschein

Ein Lieferschein ist ein Zettel, der einer Warensendung beiliegt. Darauf steht, was genau geliefert wurde - also welche Artikel und wie viele davon. So kann die empfangende Person sofort prüfen, ob die Lieferung vollständig ist und mit der Bestellung übereinstimmt.

Wichtig: Auf einem Lieferschein stehen normalerweise keine Preise. Er ist also keine Rechnung und keine Zahlungsaufforderung, sondern nur ein Nachweis darüber, was und wann etwas geliefert wurde. Oft unterschreibt der Empfänger den Lieferschein und bestätigt damit, dass die Ware angekommen ist.

Der Lieferschein ist ein Begleitdokument zu einer Warenlieferung, das die gelieferten Waren nach Art und Menge dokumentiert und sowohl Versender als auch Empfänger als Nachweis über den konkreten Lieferumfang und -zeitpunkt dient. Typische Angaben sind Name und Anschrift von Lieferant und Empfänger, Lieferdatum, eine eindeutige Lieferscheinnummer, eine Auflistung der Artikel (Bezeichnung, Menge, ggf. Artikelnummern) sowie häufig ein Bezug zur Bestell- oder Auftragsnummer. Preise werden in der Regel bewusst nicht ausgewiesen.

Rechtlicher Charakter

In Deutschland ist der Lieferschein grundsätzlich kein gesetzlich vorgeschriebenes Dokument. Es besteht keine generelle Pflicht zur Ausstellung - er ist ein im Geschäftsverkehr etabliertes, freiwilliges Dokument zur Beweissicherung. Steuerlich und buchhalterisch kann er dennoch relevant werden: Dient ein Lieferschein als Buchungsbeleg (etwa für den Wareneingang oder als Grundlage einer späteren Rechnung), kann er unter die Aufbewahrungsfristen fallen.

Die Rechtslage ist hier allerdings differenziert: Bereits durch das Bürokratieentlastungsgesetz von 2016 wurde die Aufbewahrungspflicht für reine Lieferscheine, die keine Buchungsbelege sind, aufgehoben. Empfangene Lieferscheine müssen seither nicht mehr aufbewahrt werden, sofern sie keine Buchungsbelege sind; das Gleiche gilt für abgesandte Lieferscheine, wenn der Inhalt bereits in der Rechnung dokumentiert ist. Ist der Inhalt eines empfangenen Lieferscheins hingegen nicht bereits in der Rechnung enthalten oder fungiert der Lieferschein selbst als Beleg, kann eine Aufbewahrungspflicht weiterhin greifen. Im Zweifel empfiehlt sich daher eine individuelle Prüfung des Einzelfalls bzw. eine steuerliche Beratung.

Praktische Ausgestaltung

Üblich ist die Erstellung in mehrfacher Ausfertigung: ein Exemplar für den Lieferanten, eines für den Empfänger, gegebenenfalls ein weiteres für den Transportdienstleister. Möglich ist auch die Kombination von Lieferschein und Rechnung in einem Dokument oder ein „Lieferschein als Rechnungsersatz“ - letzteres jedoch nur, sofern das Dokument sämtliche Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG enthält. Im internationalen Warenverkehr (englisch „delivery note“ oder „packing slip“) wird der Lieferschein zunehmend digitalisiert und mit Barcodes oder QR-Codes versehen, sodass der Wareneingang automatisiert gescannt und verbucht werden kann.

Ein kleiner Möbelhersteller liefert eine Bestellung von zwölf Stühlen und drei Tischen an ein Café aus. Der Auslieferungsfahrer bringt die Ware - und legt einen Lieferschein bei, auf dem sämtliche Artikel mit Bezeichnung und Menge aufgeführt sind, dazu Lieferdatum, Lieferscheinnummer und der Bezug zur Bestellnummer. Preise sucht man darauf vergeblich, denn die folgen erst mit der Rechnung.

Die Café-Inhaberin gleicht die Lieferung mit der Bestellung ab, stellt fest, dass alles vollständig angekommen ist, und quittiert den Erhalt per Unterschrift. Genau in diesem Moment wird der Lieferschein zum zentralen Beweismittel: Sollten später Stühle fehlen oder ein Tisch beschädigt sein, ist der abgezeichnete Lieferschein das Dokument, mit dem sich Umfang und Zeitpunkt der Übergabe klären lassen. Ein Exemplar bleibt beim Möbelhersteller, eines beim Café.

Vom Auftrag zur Rechnung - durchgängig dokumentiert

Für Selbstständige und kleine Unternehmen ist der Lieferschein vor allem ein Instrument der Selbstabsicherung und Professionalität: Er schafft Klarheit über das Gelieferte, reduziert Streitpotenzial und wirkt im Geschäftsverkehr seriös. Das gilt besonders, wenn zwischen Lieferung und Rechnungsstellung Zeit vergeht.

Im Zusammenspiel mit einer Rechnungssoftware zeigt sich der eigentliche Mehrwert: Aus einem Angebot oder einer Auftragsbestätigung lässt sich automatisch ein Lieferschein generieren, der anschließend mit wenigen Klicks in eine Rechnung umgewandelt wird. Daten werden so nicht doppelt erfasst, Übertragungsfehler vermieden und der gesamte Dokumentenfluss - vom Angebot über die Auftragsbestätigung und den Lieferschein bis zur Rechnung - durchgängig abgebildet.