Kassensicherungsverordnung

Die Kassensicherungsverordnung, kurz KassenSichV, ist eine Regel des deutschen Staates, die verhindern soll, dass Unternehmen bei einer elektronischen Kasse heimlich Umsätze löschen oder verändern, um weniger Steuern zu zahlen.

Das Kernstück: Wer eine elektronische Kasse nutzt (etwa im Restaurant, im Laden oder beim Friseur), muss diese seit dem 1. Januar 2020 mit einer sogenannten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausstatten. Diese sorgt dafür, dass jeder einzelne Verkauf sofort und unveränderbar gespeichert wird. Außerdem muss jeder Kundin und jedem Kunden ein Beleg (Bon) ausgehändigt werden – mitnehmen muss ihn aber niemand.

Ganz wichtig: Es gibt in Deutschland keine Pflicht, überhaupt eine elektronische Kasse zu besitzen. Eine einfache Kasse mit Stift und Papier (offene Ladenkasse) bleibt erlaubt. Die KassenSichV greift nur dann, wenn man sich freiwillig für ein elektronisches Kassensystem entscheidet.

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) wurde am 26. September 2017 erlassen und trat zum 1. Januar 2020 in Kraft. Sie konkretisiert das 2016 beschlossene Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen (umgangssprachlich „Kassengesetz") und verfolgt das Ziel, Steuerbetrug durch nachträgliche Veränderung von Kassenaufzeichnungen zu unterbinden.

Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen müssen durch eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein. Diese besteht rechtlich aus drei Komponenten: einem Sicherheitsmodul, das jede Eingabe manipulationssicher protokolliert, einem Speichermedium, das die Einzelaufzeichnungen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist vorhält, und einer digitalen Schnittstelle für die Datenübertragung zu Prüfungszwecken. Die TSE muss vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert sein und ist als Hardware-Variante (SD-Karte, USB-Stick) oder als Cloud-Lösung erhältlich.

Weitere zentrale Pflichten

• Belegausgabepflicht: Seit dem 1. Januar 2020 muss bei Nutzung eines elektronischen Kassensystems jedem Kunden ein Beleg ausgestellt werden – in Papierform oder elektronisch (z. B. per QR-Code oder E-Mail). Siehe hierzu Belegausgabepflicht.
• Meldepflicht: Elektronische Aufzeichnungssysteme sind dem Finanzamt zu melden. Die Meldepflicht war lange ausgesetzt, da das elektronische Verfahren fehlte. Seit dem 1. Januar 2025 ist die Meldung über „Mein ELSTER" bzw. die ERiC-Schnittstelle möglich. Für vor dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen gilt eine Frist bis zum 31. Juli 2025; ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte Kassen sind innerhalb eines Monats zu melden.
• Kassen-Nachschau: Finanzbeamte dürfen unangekündigt die ordnungsgemäße Nutzung des Kassensystems prüfen.

Übergangsfristen und Sanktionen

Aufgrund von Lieferengpässen bei TSE und der Corona-Pandemie gewährten die Bundesländer Nichtbeanstandungsfristen (häufig bis 31. März 2021). Für bauartbedingt nicht aufrüstbare Registrierkassen, die zwischen dem 25.11.2010 und dem 31.12.2019 angeschafft wurden, galt eine inzwischen ausgelaufene Übergangsregelung bis Ende 2022. Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Sicherungspflichten können als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden – unabhängig davon, ob ein tatsächlicher Steuerschaden entstanden ist. Hinzu kommen mögliche Hinzuschätzungen bei einer Betriebsprüfung. Die GoBD gelten parallel weiterhin.

Betroffen sind vor allem Branchen mit viel Bargeldverkehr und elektronischen Kassen: Gastronomie, Einzelhandel, Bäckereien, Friseure, Kioske oder Marktstände mit elektronischer Kasse. Wer dagegen ausschließlich per Rechnung und Überweisung abrechnet, ist in der Regel nicht betroffen.

Ein Beispiel: Eine Bäckerei mit drei Filialen kassiert täglich hunderte Barzahlungen über moderne Touchscreen-Kassen. Mit Inkrafttreten der KassenSichV musste jede dieser Kassen mit einer zertifizierten TSE ausgestattet werden. Seitdem wird jeder Verkauf – vom einzelnen Brötchen bis zur Hochzeitstorte – unveränderbar protokolliert und mit einem digitalen Signaturverfahren versehen. An der Theke erhält jede Kundin automatisch einen Bon, inzwischen auf Wunsch auch digital per QR-Code. Zusätzlich muss die Inhaberin ihre Kassen über „Mein ELSTER" ans Finanzamt melden und bei einer unangekündigten Kassen-Nachschau nachweisen können, dass alles korrekt läuft.

Der historische Anlass: Dem Staat entgingen durch manipulierte Kassen jährlich Steuereinnahmen in Milliardenhöhe. Im Fokus standen sogenannte „Zapper" – Software, mit der Umsätze nachträglich aus dem Kassensystem „weggezappt" werden konnten. Dieser Begriff schaffte es sogar in offizielle Gesetzesbegründungen. Interessant: Deutschland war mit der Bon-Pflicht international spät dran – in Italien etwa ist die „Scontrino"-Pflicht schon seit Jahrzehnten Alltag. Zum Start 2020 entbrannte hierzulande eine hitzige Debatte über die vermeintliche „Zettelflut" und die Umweltbelastung durch Papierbons, worauf viele Kassenhersteller mit digitalen Bon-Lösungen reagierten.

Für Nutzer einer Rechnungs- und Buchhaltungssoftware lautet die zentrale Botschaft: Die KassenSichV ist nur relevant, wenn tatsächlich ein elektronisches Kassensystem mit Bareinnahmen genutzt wird. Wer sein Geschäft rein über Rechnungsstellung, Überweisung und digitale Zahlungsdienstleister abwickelt – was sich auch in der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) niederschlägt -, muss sich meist nicht mit TSE und Belegausgabepflicht befassen.